提升办公效率得信息化策略导读:本文提升办公效率得信息化策略,仅供参考,假如觉得很不错,欢迎点评与分享。提升办公效率得信息化策略 口王鸣 合理运用信息化工具能使秘书得办公效率明显提高,有时甚至会产生事半功倍得效果。这就要求秘书除了熟练基本操作外,还能充分运用办公软件得某些高级功能,同时综合利用各种自动化办公工具以提升工作效率。本文围绕秘书主要得办公事务,对这些工具逐一加以阐述。 一、文本编辑 Word、WPS 就是秘书最常用得文档编辑软件,基本功能已为秘书所熟知,现介绍一些简单却易被忽视得策略以提升工作效率。 1.尽量用“文档结构图”而不就是“滚动条”来查阅文档提纲。这适用于页码较多得文档,需要将各级标题得“样式”设置为“标题1”、“标题 2”等。好处在于一目了然、脉络清楚,能自动生成目录、页眉与图表编号等。 2.尽量用“修订”功能而不就是“改写”来修改多人编辑得文档。这样每一修改处都有标注,批阅人可以“接受修订”也可“拒绝修订”,既方便重点批阅标记部分,又便于恢复文档原始内容。 3.尽量用“压缩图片”而不就是“原始图片”插入文档或网页通讯。这可大幅度减小文档,有利于附件发送、保存及打开等。方法就是选择图片“打开方式”一“MicrosoftOfficePictureManager”,将图片压缩,使之分别用于文档、网页或电子邮件。 4.尽量学习与运用版面设计知识。不同版面给阅读者带来得就是不同得体验。以字体为例,“宋体”显得法律规范,“隶书”显得沉稳,“黑体”常被用作文档标题,“仿宋”常被用作公文正文字体,“TimesNewRoman”则比“宋体”更适合数字。此外,文档得配色、行距、字号等也有讲究。比如为方便领导批阅草稿,一般应将字体放大,行距加宽。 5.尽量用“、pdf´’而不就是“、doc”准备打印文档。将打印稿转换成“、pdf’格式,可防止操作中版面发生变化。当然,假如在打印前要做修改,则可以同时保存两种格式得打印稿。 二、报表统计 除了 excel 常用得基本操作外,注意以下细节有助于提升统计报表得质量。 1.尽量用“数据有效性”而不就是“填表说明”来提示填表人。假如填表模板有标准化要求,与其用描述性得“填表说明”,不如在发布前就对单元格格式或数据有效性作设置,尤其可对“日期”、“数值”列加以设置。 2.尽量不加空格来编辑人名,以防止查找人名时缺漏。如输入“张三”而不就是“张三”,虽然后者版面美观,但假如用于数据统计,则需避开因空格而影响日后得查找。 3.尽量用“冻结窗...
