档案管理规程

档案管理规程1、目的法律规范业主档案管理工作，确保业主资料的完整及借阅管理的法律规范。2、适用范围适用于小区客服中心客服部业主档案资料的动态管理。3、职责3.1、公司总经理审批档案的查阅、复制、剔除作废的申请。3.2、客服经理监控业主档案的保管与跟踪工作。3.3、客服前台负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。4、作业规程4. 1、业主档案内容业主的有关证件复印件。经业主签署的相关协议。业主填写的《业主登记表》等。业主验房的相关手续。经业主确认的相关装修资料。其他应保存的资料。当发生下列情况变化时，客服部前台人员应将变化情况记录在业主档案中通讯电话联络方式发生变化时。业主发生更替时。对产权发生变更的业主，客服部前台应及时为新业主建立 “业主档案”，同时对原业主的档案另置保管，保管期三年，并将新业主的 信息告知相应管家。业主档案由客服部前台负责存放和保管，部门经理负责监控。业主档案属于绝密档案，属特别情况如需查阅/复印须报总物业经理批准， 经客服部前台办理登记手续后方可查阅。业主档案应永久保存。