公司接待事务管理办法

公司接待事务管理办法一、总则(一)为加强公司接待事务管理工作，推动该项工作程序化、标准化、法律规范化、制度化，特制订本管理办法。(二)接待事务是指根据公司经营和进展等工作需要，由公司综合办公室或业务部门负责接待的活动。(三)接待事务贯彻“流程法律规范、工作高效、经费节约”原则，根据接待对象的不同，实行“因事而宜、因时而异”原则。二、接待事务分工(一)以公司综合办公室为主负责接待的客人。1.来公司检查、指导、协调工作的市、区级以上领导；2.董事会、监事会成员；3.集团领导、科工集团及以上领导；4.其他重要客人。(二)以公司业务部门为主负责接待的客人。1.对具体业务检查、指导的集团或政府主管部门；2.来公司进行业务技术洽谈和沟通的业内单位；3.其他公司认为应由部门接待的客人。三、接待事务程序(一)指令下达1.负责接待部门接到接待事务通知后，应及时进一步了解有关情况，如对方姓名、性别、单位、职务、人数等基本情况及来访时间、意图和需要会见的领导等情况。2. 负责接待部门起草接待指南，主要内容：来访客人明细表(含会务组安排)、公司参加接待的领导和部门人员、日程安排、车辆安排、座次安排以及相关会议议程安排等。以上内容可视具体接待工作需要而定。3.按既定的日程安排，通知相关部门和人员配合做好接待工作。4.根据来访者需求安排住宿，注意住宿的标准和地点，在住宿房间放置公司欢迎卡及水果拼盘。5.负责接待部门拟订具体经费预算方案，报主管领导审批。经费预算方案主要内容：餐饮费、住宿费、参观考察费、纪念品(礼品)费、会务费和其它相关费用。业内参观、学习单位费用自理。(二)迎接对于重要客人（如市、区政府领导）在到达公司前，公司需安排人下楼迎接，参加迎接人员需事先征求公司主要领导意见，然后通知迎接。对于外地客人根据需要安排到机场或车站迎接，使用车辆直接与综合办公室联系。(三)会务安排1.根据会议实际情况，落实会议室的大小，提供会议所需的条幅、座位卡(双面)、秩序册、水果、白板、纸笔、音像、投影仪、互联网、笔记本电脑及激光笔等。2.会议相关材料通知相关部门准备，在会议前一天定稿；会议发言领导在会议前一天明确，并在会议前一天将发言相关材料送到发言领导手中。3.如会议在其它场所(如政府等)召开，先与会议室管理部门沟通设备情况，如设备缺少时，将公司设备带去。4.在公司召开会议，需提前落实在会议期间服务工作(如茶水等)。 (四)就餐服务1.就餐地点选择本着适度、...