南方医科大学外事及港澳台事务类档案管理实施细则为了提高我校外事及港澳台类（简称‘外事类’）档案的质量和管理水平，更好地提供外事档案为学校和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，结合我校实际，特制定本细则。第一条外事档案工作的基本原则（一）我校在与港澳台、外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等各项涉外活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料及实物（礼品、纪念品等），均属外事档案。（二）外事档案必须实行集中统一管理，确保完整齐全、准确、系统和安全，便于开发利用。（三）外事档案工作必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，落实到学校外事部门有关人员的职责范围，做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。（四）学校外事部门要有一位负责人分管外事档案工作，并确定适当的兼（专）职档案人员，认真做好外事档案的收集、整理、归档和移交工作。第二条外事档案归档范围的确定（一）确定的原则1.归档的外事管理和外事活动中形成的归档的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2.归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整齐全、准确、系统。3.归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系和成套性，体现涉外工作的职能和特点。（二）归档的主要内容和重点1.归档的主要内容包括综合管理、出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作等方面，具体范围见《南方医科大学外事类档案归档范围和保管期限表》。2.归档的重点是重大涉外和国际交流与合作项目活动中形成的不同载体的文件材料。3.本校人员在国(境)外获得的证书、奖状、奖章、奖品、可采取不同方式归档，国(境)外团体或个人赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。（三）不归档的材料1.上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件；2.未定稿的各种文件；3.未生效的合同、协议书；4.无查考价值一般性、临时性函件；5.重份文件，校内各单位发来的文件；6.与校外单位交换来的材料。以上不归档材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。第三条外事文件材料的部门立卷与归档流程（一）形成积累1.学校外事管理部门（国际交流与合作处（港澳台事务办公室））是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口管理部门，在学校每项涉外活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组卷，按规定向学校档案部门移交。2.归档的外事文件材料，应保持字迹工整、图样清晰、格式统一、签字手续完备。3.外事文件材料一般归档一份；底稿一份；重要和经常使用的应酌加副本。4.凡出国（境）学习、访问、考察、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收，出具证明后，财务部门方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到。（二）整理组卷1.根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。2.对来校、出国（境）国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，是将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；正件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。3.拆除卷内文件中的金属物，不锈钢可不拆除，对破损的文件材料进行修补。4.与文字材料密不可分的声像载体材料按附件处理，其余声像载体材料按声像档案处理；礼品等实物应保持原状，按实物档案处理。5.归档的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置标在非装订线一侧的下角。以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上档号章，以一条过的形...
