間接部門效率化吳瑞成業務效率化=較大的產出（Ouput）/較小的投入（Input）事務零損失化充實必要事務機能，提高有效性何謂業務效率化就是以較少的投入(Input)，得到較大的產出(Output)。亦即，在產出(Output)方面要做到生產系統的效率零損失化，充實必要業務的機能，提高有效性。投入(Input)方面要將事務體質建立在低成本上，而且使業務進行中，所發生的一切事務達到零損失化，情報的品質及即時性、信賴性都很高。一.推動TPM的必要背景(1)TPM是由與設備有直接關係的製造部門、保全部門、工務部門、設備部門等的參與而開始實施。(2)推行TPM時，高階經營層的理解與支持為重要條件，才能真正實踐TPM(3)TPM在高階層有力的領導，及設備裝置部門大力的推行之下，事務．間接部門也漸漸積極的參與體質的改善(4)為能夠經得起嚴厲的經濟環境，對於含有事務．間接部門的工廠、事業部、企業整體，逐漸需要進行體質的改善。(5)1989年TPM的定義由原本的「生產部門的TPM」更改為「全公司性的TPM」，亦即原本是以「使設備的總合效率達到最高」為目標，而新的定義則是以「建立可達到生產系統效率化的極限之企業體質」為目標，生產、開發、營業、管理等所有相關部門都要共同努力。(6)若以工廠、事業所為單位，追求「生產系統的效率化」時，要以A．只有與生產相關之人員為對象B．包含事務．間接部門之全體人員為對象為分母，自然而然展開方法也會改變。二.事務．間接部門的任務(1)企劃、技術、管理等部門，為了生產系統的效率化，從專門的機能領域，對製造部門提供必要的建議與支援，並必須在降低成本及增加競爭力方面有所貢獻。(2)現在為了因應世界經濟環境的急遽變化，以及能在競爭中留存，事務．間接部門必須提高自己的生產力及降低成本，以便對經營方面所追求的戰略性展開有所貢獻。(3)由這些活動，為了能夠得到顧客的信賴，必須對於提升企業的形象有所貢獻。三.事務．間接部門推行TPM時，在體質改善兩方面◎充分發揮各部門被期待的機能，追求業務的效率化。◎培訓能夠提升且維持業務效率化的人員。四.如何掌握事務部門之TPM1.須有具體成果2.須具有事務工廠的構想3.把事務程序當成設備建立事務工廠的觀念投入(Input)產出(Output)加工．組裝(事務工廠)．能夠見到製造程序．容易管理．低成本(在必要的功能)高價值的情報．品質好．正確．有效．適時性好(時機)情報事務程序當成設備設備的觀念也適用於事務間接業務在管理的可能狀況之下，使業務用目視即可明瞭。若將業務當做生產設備，則較容易理解。檢討複雜設備之機能的信賴性時，考慮將設備在機能性的連結上，依適當的範圍分割成幾個單位，較為理想。這種想法如圖3所示，適用於部門機能的劃分。五.事務的特性1.維持事務與革新事務2.事務的供應部門與接收部門3.業務量的變化4.事務的共通性5.個人保管的資料太多6.辦公室的環境1.維持事務與革新事務維持事務:革新事務:事務相同的事務反覆的實施對現有的工作加以改革2.事務的供應部門與接收部門供應部門:(製作)接收部門:事務須知何資訊有效何資訊無效對現有的工作加以改革二者之間存有一道牆,此道牆意味著相當的成本費用降低費用基本法事務程序須簡化.合理化3.業務量的變化業務量的變化人員的編制以最大業務量編制人員浪費產生降低費用基本法事務人員平準化多能化4.事務的共通性事務的共通項目計算製作複製資料收集文書歸檔檢索……5.個人保管的資料太多資料在哪裡?個人抽屜桌上桌下桌邊資料櫃…..不要資料處理資料簡單化資料共通化資料除了自己,沒人找得到甚至自己也找不到6.辦公室的環境辦公桌文件如山高-以前認為是朝氣有活力,現今則是沒效率的表現1.個人事務用品僅維持必要量2.某些文具可共用3.事務流程合理化输入输出结束资讯全体宣导4.有效利用OA機器5.文件歸檔要徹底6.檢索文件需做到幾秒內即可完成7.文件檔案可考慮用光碟儲存不必要的放弃8.辦公室要簡單不要太多表单文件六.事務部門TPM成果1.品質面的成果2.事務處理工時的成果3.資訊檢索的成果4.事務人員合理化可替代5.完成率高工作流程清晰1.品質面的成果事務零失誤2.事務處理工時的成果拆除資訊資料供應者資訊資料接受者之間隔閡(浪費)不...
