2山东华龙人事管理规定人事档案管理规定文件编号fwi-hr-04版本/修改状态a/041工作标准1.1人事档案管理人员及时归整员工人事档案。1.2人事档案必须妥善、保密保管。2工作流程2.1内部人事档案材料管理包括的范围：（1）身份证复印件（2）毕业证、学位证复印件（3）其他职称证明文件（原件）（4）原单位离职证明或当年度毕业生就业推荐证明（5）近两周内的体检表单。（6）员工录用审批表、员工转正材料、劳动合同（7）公司内部奖励、处分材料（8）员工岗位异动、调资任免资料。（9）身份担保材料：对于与技术机密、人事机密、商业机密、财务机密等相关联的岗位，由于保密管理、安全管理的需要，实行提交身份担保材料的管理方式，任职于相关岗位的人员应提交：本人亲朋（为西安户口、有固定居所以及正式的工作单位）作为第三方担保人提供的担保书（含担保人户籍证明、工作单位证明）。2.2人事档案的建档及整理2.2.1新员工执审批完成的《入职申请表》及相关资料到人力资源部办理入职手续，填写有关档案信息，建立内部档案。办理入人事档案管理规定文件编号fwi-hr-04版本/修改状态a/04职时需提供相关资料有：（1）身份证复印件（2）毕业证、学位证复印件（3）其他职称证明文件（原件）（4）原单位离职证明或当年度毕业生就业推荐证明（5）近两周内的体检表单（特殊岗位需办理健康证）。2.2.2每位员工均要单独建立本企业档案卷宗。2.2.3各类人员的任免、考核、培训、奖惩资料，属于归第1页共2页档的资料务必要字迹清楚，内容真实，归档及时。需部门、公司盖章或有关人员签字的，盖章签字后，方可归入档案。2.2.4员工办理入司手续一周内，人力资源部应将员工档案基本资料输入电脑。2.2.5员工在办理入职时签订劳动合同。2.3存档与保管2.3.1人力资源部每月整理员工档案一次，将员工任免、奖惩、考核、职称等相关材料存入员工档案中；2.3.2员工人事档案属机密文档，除公司领导外，任何人无权查阅档案。公司领导查阅、调看时，应办理相关的手续：2.3.2.1借阅员工档案应有经人力资源部经理签批的《工作联络单》；2.3.2.2人力资源部登记清借阅人、借阅时间、借阅用途、归还时间等。人事档案管理规定文件编号fwi-hr-04版本/修改状态a/042.4调出调入文旅股份公司系统内的员工，在其办理完调动及交接手续后，将其内部档案转入接收单位进行存档。系统外调离员工公司内部档案，公司应予以保留。3检查和考核3.1定期的检查档案是否及时准确的归整，相关资料是否齐全。3.2流程图新员工到人力部办理报到手续，并填写相关档案信息新员工按照公司规定，提供相应的身份、学历等相关证明资料人力资源部人力资源部输入电子档案需借阅时建立员工个人档案员工调离或离职时新员工相关部门填写工作联络单，借阅员工人事档案员工系统内办理档案移交；离职时公司内部档案资料公司留存签订劳动合同4相关记录4.1《入职申请表》4.2《工作联络单》人事档案管理规定文件编号fwi-hr-04版本/修改状态a/04第2页共2页
