电脑桌面
添加小米粒文库到电脑桌面
安装后可以在桌面快捷访问

2024年各部门会议接待程序范文合集VIP免费

2024年各部门会议接待程序范文合集_第1页
1/18
2024年各部门会议接待程序范文合集_第2页
2/18
各部门会议接待程序范文合集第一篇:各部门会议接待程序会议团队接待服务方案及承诺一、销售部接待程序:销售部在获取客户在酒店举办会议的信息后,应着手做以下工作:1、及时与会务方负责人进行联络(1)清楚了解会议性质(属接待工作、还是商务活动,是否有重要嘉宾参加等)及内容(包括:时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特殊要求等);(2)若属大型、重要的会议接待,在和客户商定有关接待细节后,应及时向部门主管领导汇报情况,由部门主管领导召开协调会议,统筹整个会议的接待工作。2、落实会议场地和房间数量在会议洽谈协商的过程中,应和会务方具体负责人详细讨论有关的会议细节,做好记录,尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求提供后,应向餐饮部、房务部发出预留场地及房间的通知书。3、商谈价格当确认场地及客房的安排没有问题后,应根据实际情况给客户提供清晰的价格。如该活动涉及多项内容,应会同有关部门对某些价格进行调整及平衡。价格政策是相对固定的,如超出自己的权限,应及时向主管领导请示。4、签订会议协议,收取会议押金当会务方已确认所有会议细节后,双方应根据要求及承诺签订会议协议,并依照协议收取相应的会议押金;5、下发会议接待通知单签订好会议协议后,根据双方协商的具体内容和有关细节,填写会议接待通知单,经核对无误,下发至各部门,并保存该次会议的档案;6、会议接待第1页共18页发出会议接待通知单后,需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系,协调会场的布置,跟踪会议进程;7、会议结账会议结束,若客户消费挂账,其帐务由销售部和财务部共同催收,餐饮部给予协助;8、会议送别恭送会务方领导及办会负责人,为宾客留下美好感受;同时择机赠送精美小纪念品给会务方负责人,加深友情;9、会议结束会议结束,视需要召开总结会,分析会议接待的得失,并将客户意见反馈至相关部门,同时销售部应做好回忆资料的存档工作;对有新闻价值的会议接待活动,可撰稿送媒体发表。二、房务部接待程序:房务部接到销售部所下发的会议接待通知单后,应做到:1、会议接待的前期工作(1)熟悉、了解会议接待通知单的内容;(2)了解结算方式,收费项目、联系人和费用签单人;(3)落实是否需要安排会议用房及用房数量和时间,了解房间是否需要开通长途电话、加床;(4)落实房间配备的鲜花、水果标准及总经理名片、致意卡等;(5)落实参会嘉宾是否分批到达;(6)负责会议嘉宾报到时房卡的分发等。2、会议排房按会议接待要求安排相应的房间,在房类资源充足的情况下,房间安排力求集中,同时也可选择安排同类客房中处于最佳状态的房间。3、会议空房确认会议定房,落实好具体房间后,将预定内容输入电脑并确定房号。4、会议嘉宾入住(1)在会议客人到店前一天,与销售部就会议接待用房事宜进行核实,至少前一天排房,做好一切宾客入住前的准备工作;(2)会议宾客到达前,准备好房卡及团队会议分发一览表;第2页共18页对于重要客人,可将房卡、欢迎卡、登记表等送到大堂副理处,由当值大堂副理在客人到达前检查房间,确保房间处于正常状态;(3)当会议宾客抵店后,按会议接待安排及正常接待程序为客人办理入住手续,并由行李员及时运送客人的行李。若遇问题,及时与销售部会议接待负责人联系。5、会议嘉宾离店(1)礼宾官接待信息,应及时协助客人收送行李;(2)前台收银处快速结账;(3)协助客人安排好车辆。6、关注重要宾客的消费习惯,收集整理客史资料。三、餐饮部接待程序餐饮部接到由市场销售部下发的会议接待通知单后,应做到:1、会议接待前期工作(1)做好记录,根据会议接待通知单,准确掌握会议的举办单位、时间、地点、人数、形式、接待标准及有关特殊要求并将接待信息逐级传递;(2)根据会议接待通知单及会务方的要求,至少提前半天布置会场;(3)由宴会主管按酒店服务标准和客户要求检察会前准备情况(会议通道是否畅通、会议设施的摆放与清洁、电源音响设备的功能状态、会场的布置质量、服务人员的精神面貌等),发现问题立即整改,力求没有疏漏;(4)提前...

1、当您付费下载文档后,您只拥有了使用权限,并不意味着购买了版权,文档只能用于自身使用,不得用于其他商业用途(如 [转卖]进行直接盈利或[编辑后售卖]进行间接盈利)。
2、本站所有内容均由合作方或网友上传,本站不对文档的完整性、权威性及其观点立场正确性做任何保证或承诺!文档内容仅供研究参考,付费前请自行鉴别。
3、如文档内容存在违规,或者侵犯商业秘密、侵犯著作权等,请点击“违规举报”。

碎片内容

2024年各部门会议接待程序范文合集

确认删除?
VIP
微信客服
  • 扫码咨询
会员Q群
  • 会员专属群点击这里加入QQ群
客服邮箱
回到顶部