1公文编号：HT-MD-003-V1.0礼品、宣传品管理制度保密等级I秘密2一、总则第一条为切实协助业务部门做好后端支持与服务，加强北京华拓信通科技有限公司的礼品与宣传品管理工作，树立华拓良好的企业形象，充分发挥礼品或宣传品在对外业务交往中的作用，特制定本办法。第二条本办法所称礼品，指：经公司批准，由行政部直接批量购置或定制的专门用于对外公关工作或品牌建设，以公司名义向有关单位、个人赠发送的纪念物品。宣传品，指：经公司审批用于对外业务往来的交流材料，包括：光盘、展架、彩页、封套、手提袋等有形物品。业务与项目相关礼品，不在此制度范围内。第三条北京华拓信通科技有限公司的礼品与宣传品管理工作由市场部负责，并指定专人负责此项工作。二、申购或定制第四条采购的礼品应与我司的市场地位及企业文化相符合，达到提升我司对外形象的目的；在礼品的选材和品种上不追求贵重奢侈，要体现公司的特色和企业文化。如果有需要送给来访与外国客人的礼物，还要能体现中国特色。在时间条件允许且为大宗采购时，礼品应有标有北京华拓信通科技有限公司、华拓信通、华拓等名称的公司标志。第五条礼品的申购或定制要根据北京华拓信通科技有限公司对外开展业务工作的需要，由相关发起部门或主导部门提出。行政部汇总后制定相应礼品计划，经公司领导批准后进行实施。第六条确定礼品申购或定制计划后，由行政部遵循“货比三家，质优价廉”的原则办理，以提高资金的使用效率。第七条各部门因工作需要单独申请采购的礼品，即各部门因公司业务需要或者其他需要以公司名义向外赠送礼品的，在公司库存不足时，由礼品需求部门3先向有关部门提交《礼品（宣传品）购置审批单》，经主管领导审批，由行政部采购人员负责采购、办理。三、保存与管理第八条原则上各类礼品（宣传品）保管均由市场部专人进行。第九条行政部在礼品购置回公司且进行验货后，市场部专人清点数量，同时填制《礼品（宣传品）出入库台账》。礼品入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量和金额。第十条公司配有《礼品（宣传品）出入库台账》，需求部门可通过礼品入库清单查询我司库存的礼品种类与库存数量。第十一条市场部专人定期（月/季）对礼品进行清点，年底时要进行一次全面盘点，并将盘点情况报告给主管领导及相关部门，在礼品数量不足时应向行政部门通知，及时提出制作补充礼品的需求。四、领取与上交第十二条需求部门或员工领取礼品，通过填写《礼品（宣传品）领用申请单》提出申请，通过相应审批流程后，由市场部专人将礼品交领用申请人。第十三条公司上交的礼品范围为各部门受赠、回赠或退回的礼品，即公司各部门及个人所上交的外单位赠送的礼品等。各部门或个人受赠礼品由部门指定专人接收，如实填写《礼品（宣传品）上交登记表》，连同实物交至市场部门保管。第十四条对于各部门上交的礼品，由市场部专人对于礼品的数量，规格等逐一进行核对。经核对无误后，办理入库交接手续，保存《礼品（宣传品）上交登记表》电子版，纸质版。4第十五条各部门需领用已入库的公司受赠礼品时，须事先向有关部门提交《礼品（宣传品）领用申请单》，依次报相关领导审批。第十六条申请礼品采购金额低于500元，由领用人主管领导审批即可。单个礼品超过500元或同类的礼品总数超过5个或多个总价值超过1000元，则由总经理签字审批。五、其它事项第十七条礼品管理员定期核对、整理库存礼品信息。第十八条如有大型活动，礼品数量比较大，需要印公司LOGO的，提前20个工作日申请；节假日的礼品申请要提前30个工作日。第十九条《礼品（宣传品）领用申请单》上须说明礼品用途，经过相应领导签字后才能领取，如遇领导不在，须电话申请，事后补办手续。第二十条各业务部门的项目性公关礼品，不包含在此制度内。各地办事处礼品，如有需要按相关流程准备，并进行台帐建设与管理。六、相关表格《礼品（宣传品）购置审批单》(FM-HTMD003-v1.0-A)《礼品（宣传品）领用申请单》（FM-HTMD003-v1.0-B）《礼品（宣传品）上交登记表》（FM-HTMD003-v1.0-C）《礼品（宣传品）出入库台账》（FM-HTMD003-v1.0-D）
