阳光矿业采购、出口及清关管理制度为更好的为阳光矿业提供及时、保质、保量的设备材料，满足阳光矿业建设生产的需要，规范采购行为，杜绝损失浪费，特定本制度。一、材料采购计划的提出1、建立材料采购计划提出第一责任人制度凡材料计划的提出，由部门领导作为材料计划的第一责任人，负责计划单的严格审查，包括品名，种类，材质，用途，单价，何时使用，等相关要素。一旦发生因审查不细造成材料积压，或按单采购回来的材料无法使用的一系列问题，都要追究第一责任的经济责任和行政责任。2、材料采购计划分为正常计划和临时加急计划正常计划按照库存量和生产耗用量，定时在每月的月初3号前，在公司的生产调度会议上逐部门提出，与会人员分析本期耗用情况和计划的合理性。临时加急计划的提出，主要是生产中的非正常或人为事故造成备品或备件紧张，或严重影响生产的情况下，由部门领导向总经理提出。尽量减少临时加急计划的提出，减少国内空运到坦桑的次数和重量。3、材料采购计划要预留出采购部门的下单，采购，运输的时间正常的材料采购计划，在达市采购的要两周时间，其中寻找，比价，采购，入库大约一周时间，备车运输大约一周时间。在国内采购要至少留足出四个月时间，其中比价，下单，采购，运输入库大约五周时间，订舱，装船大约两周时间，海运大约六周时间，清关两周时间，运输一周时间。二、采购计划单的确认1、计划单的要求所有计划单按顺序编号，作到国、内外统一。对采购速度的要求，计划单中必须注明使用时间（包括海运、空运、托运），国内启运时间暂定为使用时间减60天。最晚计划单中不再执行急、加急等指令。2、采购计划的审批采购计划必须是书面形式由材料设备的使用单位负责人提出，报部门负责人及公司负责采购的主管审核，最终由总经理审批。采购计划必须详细载明所购物资的名称、规格型号、单位、数量、使用时间、用途（含海运、空运、托运）。特殊材料设备可指定生产厂家，当材料设备无法在国内采购或最晚启运日期要求不合理时，该计划单视为无效。正常材料采购计划的审批按月进行，由总经理在月度生产调度会上集中审批，避免单笔计划随意找总经理审批，影响总经理日常工作。减少材料计划的随意性。大项集中的、技术含量较高的、材料采购计划，由总经理组织相关人员的会议审核批准。临时加急的材料采购计划，单独报总经理审批。3、采购计划的传递采购计划单由负责公司采购的主管将照片（须有总经理签字确认）和文档同时发给各地接单专人，接单时间以收到文档邮件时间为准，国内接单时间为早9点至下午5点（含休息日），其他时间发计划单，视为下一接单日早9点接单。同时，负责公司采购的主管将计划单在相应的微信群中发布，第一由姆贝亚采购选择确认当地采购项目，第二由达市采购确认在坦桑采购项目，第三由国内采购确认在国内采购事项。每一步选择后，都由公司专人回应确认采购项目，并将电子版的采购计划发到相应的电子邮箱中，这个过程在微信采购计划执行群里公开，公示。4、采购计划的下发接单员接单后1小时内将采购计划交至采购主管，并由主管下发至采购员。同时接单员将计划单项目扩展后打印，张贴在办公室醒目位置，以便监督。扩展内容包括：单价、总价、供货商名称、经办人、供货业务员电话（此5项由采购员填写）、要求入库或厂装日期、实际入库或厂装日期、实际启运日期（此3项由贸易部填写）、使用方信息反馈（此项由采购负责人填写）。其中实际入库或厂装日期由贸易部提出，作为考核采购员标准。实际启运日期对比公司要求启运日期，作为考核贸易部标准。5、采购计划的变更计划人要求变更采购计划的，须填写材料设备采购计划变更通知单，审批、传达程序与采购计划单相同。6、采购计划可执行性确认采购部在接到采购计划后的72小时内，会同贸易部对采购中不能执行或执行困难存在疑问的采购计划，由采购负责人向计划人提出，沟通后需要变更计划单的，由计划人按照采购计划变更要求履行变更程序。7、采购计划的执行采购人员不得擅自更改采购计划，严格执行计划单的各项要求。杜绝计划人口头计划，如有特殊情况，计划人须直接联系采购负责人并及时补报计划...
