会议流程说明1首先由物业办公室内勤随时在网上查阅会议预订情况，收到预订后，在每天晚间例会时将转天会议室申请审核表下发各部门部长，如遇当天紧急会议时，请按会议流程说明第7条执行，该项工作负责人为办公室内勤。2各部门主管根据会议室申请审核表上面的要求开展相应的工作安排：2.1保洁部安排晚班人员负责将转天要使用的会议室进行清洁工作，如桌椅、窗帘、窗台、地毯等处卫生情况，花卉的摆放和质量情况等。该项工作负责人保洁部部长。2.2工程部安排人员负责转天各会场所需的音响、灯光、投影、录音、大屏幕字幕、悬挂会标等项工作的完成，该项工作负责人为工程部部长。2.3保安部负责转天会议与会人员进出大楼的登记工作，会议室茶水炉的开启，手扶梯运行及升降电梯的控制，会场主席台搭台的布置工作，以及协助会议部，如需改变台型大会场桌椅的搬运及打水工作等。该项工作负责人为保安部部长。2.4会议部负责根据当天会议情况，安排各会场的服务人员，由礼仪部主管领取“会议室使用基本情况表”，下发各会场服务员，服务员按“会议室使用基本情况表”上的要求开展会前的准备工作。3会议服务准备3.1安排会客厅、会议室时，应根据参加会议人数的多少来确定房间。其具体要求可按照会议订单的相关内容执行。3.2会议前，应首先阅读会议订单要求。如需要使用大屏幕、电视、话筒、电脑、投影等设备，工程部应在会议前1小时将所需要的相关设备调试准备完毕，以确保其正常使用。3.3会议部会前1小时，应对会议室的桌、椅、茶杯、茶叶、地毯、门、窗、茶水间等设施和用品进行清洁。如会议订单要求提供矿泉水、小毛巾等物品，服务员也应一同将相关物品准备就绪，并重点检查所备的茶杯有无茶叶、设施设备、相关物品有无残缺。除此之外，还应协助会议主办方做好会场的布置工作，如将会标、鲜花、桌牌等物品按指定位置摆放好。3.4凡有局领导参加会议时，服务人员应注意为其准备好专用茶杯，并按会议订单要求提前对坐摆放，以确保专杯专用。3.5对重要会议或特殊保密会议，要按重要会议的特殊要求，积极配合与会单位做好相应的准备工作。3.6在布置翻译员、记录员、签到处所需的桌椅时，要按照主办单位的要求做好相关物品的摆放工作。上述物品要在规定使用时间前45分钟达到使用要求。4会议过程服务4.1仪容仪表礼节：在会议正式召开前30分钟，服务人员应在门口等候迎接，或在电梯口等待客人的到来。如会议室有两名服务员同时服务要有一名服务员在门口站立等候随时服务，根据会议的重要程度，配备工作人员。4.2与会客人到来后，做好相应的引导工作，对重要客人，还应引领其到对应的座位上，并协助其将衣帽等物放置在适当的位置。4.3宾主落座后服务员迅速斟倒茶水，如果需上毛巾，服务员应先上毛巾，再斟倒茶水。首次倒茶后应15分钟后再次蓄水，后每隔15分钟或20分钟位客人续一次水，可根据实际情况灵活掌握倒水时间。4.4会议结束后应站立门送客并道“您慢走”。适时，引导到下一地点，如：电梯口、大楼门口等。5会议厅清理作业5.1会后检查桌椅书箱内有无客人遗留物品及时归还。5.2客人所用茶杯、毛巾等物品洗刷干净，分别消毒，桌椅擦精并摆放整齐，以备下次会议之需，地毯清理干净。5.3通知工程部来人关闭所有电器设备，话筒、空调等，服务员关闭门窗，带好会议订单、钥匙进行安全检查后离开会场。6重点注意事项6.1引导：服务员引导应提早20分钟到达地点等候客人，引导适应走在客人右前方，在上电梯或楼道拐弯处侧身等候并给以手势道“您这边请”或“请跟我来”，引导到房间门口，开门后，侧身说“请进”。在进入电梯引导时，首先请客人先进入，服务员后进入站在电梯按键处以便控制。6.2会议室上茶：如是十几人小会一个会议服务员即可。若是几十人或重要会议需多个服务员，需要小毛巾时，一般两个服务员为一组分工，给主宾上茶和递毛巾的服务员应略微先，在上茶时，每位服务员都要热情问客人道“您请”或“请用茶”。注意时间间隔不应超过二十分钟续水。会议中间续水要统一行动。特殊情况根据情况续水。快捷服务，以免干扰会议正常进行。6.3开会期间前期的客人到达房间内服务员要主动迅速的给主...
