下载后可任意编辑物业管理公司制度汇编之档案管理制度1下载后可任意编辑某物业管理公司制度汇编之档案管理制度编制本手册主要目的是给予公司各级员工工作上之参考, 特别是指导公司办公文件及档案管理
本手册内容基于公司环境条件不同, 故实际施行细节可允许作部分变动, 但由公司指示而定
本手册内容主要为: 一
公司档案管理制度 二
公司档案保管一
档案管理规定1、 公司各物业项目的档案资料规定由主管(包括代理主管)负责监督保管, 由管理处文员专职文件存档、 注记工作
2、 有关验收档案、 图则、 业主及住户资料、 管理制度、 合约及附件设备设施档案及保养制度、 财务报告、 员工人事资料等档案要求集中存档, 文件柜要求上锁, 未经主管许可, 她人不得动用
3、 档案资料必须按公司规定要求存档, 做到图有袋、 文有夹, 报告类文件编目录索引, 档案类文件有存档文件清单及编号目录
4、 档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案
5、 档案在历任主管调职、 离任时应向公司或接任者办理移交手续, 经确认后方可离任
6、 档案日常需常常使用部分应复印备份, 原件存放在档案中不得随意使用
7、 因工作需要借阅、 复印专管部分档案资料的, 需经主管书面确认, 如有违反的作泄密处理
8、 公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况, 对不符合要求的保管责任人将作适当处分
9、 档案资料因保管不当而导致遗失、 泄密的, 对管理有重大影响及损害公司利益的, 公司将视情节轻重追究当事人责任, 并保留追究其法律责任的权利
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管理保密规定1、 管理处工作范围内所有的公司内部资料, 业主、 用户单元和管理处员工个人资料及其内所载有的通讯地址、 联系电话、 购/租合约及金额、 特别条款、 及公司内部情况、 业主及用户个人情况等均属工作保密范围
2、 业主、 用户及员工资料统一存放在管理处办公室文件
