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合同档案编号管理办法

合同档案编号管理办法_第1页
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下载后可任意编辑合同档案编号管理办法 为进一步法律规范合同档案管理工作,提高合同管理水平,逐步实现公司合同管理工作的法律规范化、制度化、科学化,特制定本办法。一、 本办法所指的合同档案是公司在日常经营业务中形成的各种协议、合同文本。二、 合同档案管理原则1、合同档案相关资料应及时根据编号规则进行编号入档,至少留存一份原件交由合同商务部妥善保存 。2、 合同资料的保管应注意确保合同资料的完整、齐全,提高合同的有效利用。三、合同文档的编号规则:1、合同号分四级进行编号,第一级为本公司缩写“LXG”。 2、第二级为合同档案签订的年份。3、第三级为相关合同档案的分类缩写。包括 SG-施工、SB-设备、BG-办公设备、DH-订货、FW-前期服务、QD-清单、QT-其他。如另有超出现有分类缩写的合同文档类型再进行新分类缩写的添加。4、第四级为每个年度内所签订合同的连续编号。四、合同文档电子版的管理:1、按每一具体项目进行合同文本保存的分类工作,同一项目内的合同档案资料放入同一合同文本中。2、建立合同统计表,按合同编号顺序排列。3、建立合同支付情况台帐登记表,每个月初根据财务部的上月支付情况表,详尽记录合同的实际收支情况,标识合同执行进度。

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