行政收发文管理制度

1. 目的为更好规范和完善公司各部门对公司行政收发文的管理，特制定本制度。2. 范围适用于公司内部各部门行政类文件的收发管理。3. 职责3.1行政部：负责公司行政部的文件的起草、保管和公司文件的保管、管理、归档工作及外来行政单位行政类文件的承办、归档工作。3.2 各部门：负责本部门文件的起草、保管和管理工作。3.3 总经理负责及时对各类文件的审批工作。4. 内容4.1 文件分类。行政类文件公司内部行政收发文和公司外部行政单位行政收发文，公司内部行政收发文是指以各部门为单位之间的收发文，如请示、报告等，由各部门负责起草、收集、整理。公司外部行政收发文是指公司与外单位之间公文往来，由公司行政部负责起草、收集整理及归档。4.2 文件的保管。各部门文员负责本部门文件的保管。4.3 文件的编号公司内部行政类文件收发文，应按规定的编号要求编制，各部门文件的编号：行政部： JFWX*** （文件序号）物流部： JFWW***（文件序号）生产部： JFWS*** （文件序号）质检部： JFWZ*** （文件序号）计财部： JFWJ*** （文件序号）业务部： JFWY*** （文件序号）前面字母部分为各部门行文代号，后面为文件序号，文件序号每年 1 月 1 日重新从001 开始编号。4.4 文件的起草、审核、批准和发放、归档。4.4.1文件的起草。 各部门文件的起草由所在岗位人员负责起草。公司对外文件，由行政部负责起草。公司各类文件的编写必须按照行政部规定的格式进行编写。4.4.2各部门文件由各部门主管进行审核后发文，然后上报；公司对外文件由总经理进行审核后发文。4.4.3文件的批准。由公司总经理进行批示后执行或处理。4.4.4对于一些知晓性文件，如通知、规定类的文件，经总经理批准后，由起草部门复印后分发到各部门，文件正本归档保管。对于一些承办性文件，经总经理批示后，交由承办单位承办。承办单位处理完毕后，在文件上写上处理结果，然后交由文件起草部门存档保管。4.4.5文件的归档。所在部门文员负责本部门文件的归档工作，所有归档文件应该是“正本”，而不能是复印件或传真件等。4.4.6文件的发放。各部门发文，各部门文员应在《发文登记表》上登记。 各部门之间文件的传递发放时，应让接收部门人员在《收文登记表》上签字。4.4.7外部单位行政文件。公司对外单位行文，由行政部负责编制，经总经理批准后寄发至外单位。外单位来文由行政部登记后，交总经理进行批示，然后由行政部负责承办及归档。4.4.8各部门文员每年年...