办公物资配置标准管理规定1.总则1.1目的规范办公物资的管理，明确各岗位员工办公物资配置标准，降低成本、促进资源的合理使用。1.2适用范围本标准适用于公司各部门。1.3分类及定义1.3.1分类办公物资包含员工日常办公所使用的办公设备、办公用品及办公家具三类。1.3.2定义办公设备：指用于办公室处理文件的设备，泛指使用年限至少一年以上且通电的设备。指电脑、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪等办公自动化设备。1/15办公用品：指办公室内常用的一些现代文具，如：签字笔、水笔、钢笔、铅笔以及笔筒等配套用品。办公用品按类别可分为管制品和消耗品，分类明细详见附件。管制品非员工办公必需品，为部门领用物资，如u盘、计算器、订书机、剪刀等；消耗品为个人领用物资，如签字笔、圆珠笔、笔芯等。办公家具：包括指在办公区域使用的工作家具。指办公桌椅、会议桌椅、沙发、文件柜等满足办公的家具。1.4原则1.4.1归口管理、分级控制1.4.2统一采购、定期比价1.4.3事前审批、台账管理1.4.4费用分摊、勤俭节约2.管理职责2.1总公司行政部为办公物资的归口管理部门：2.1.1负责管理规范的拟定、发布、统一宣贯、解释与修订；2/152.1.2组织办公物资供应商的统一选择与管理，定期比价；2.1.3负责公司常规办公物资的统一采购、分发、调拨及台账的管理，负责参与办公物资供应商的考察、选择和管理，办公物资的核价工作；2.1.4负责审核各公司每月采购计划合理性；2.1.5定期或不定期组织办公物资及台账的管理检查。2.2分公司行政部为各公司办公物资归口管理部门：2.2.1负责管理规范在本公司的内部宣贯、解释；2.2.2负责本公司办公物资采购计划的申报、发放、费用控制及设备的维修与保养，并建立管理台账；2.3行政部与物资部对接：2.3.1对接办公设备的询价、比价；2.3.2对接办公设备的台账管理、日常维修；2.3.3参与每季度办公资产的盘点工作；3/153.预算管理与计划的申报3.1预算管理办公物资采购的预算费用应列入各公司预算，并符合年度预算计划，超出预算部分不予申报，经各公司负责人审批确认后初步纳入工作计划。3.2计划申报3.2.1办公设备的计划申报当各公司有办公设备的采购需求时，需填写《申购单》，经行政负责人确认后统一将需求总公司行政部，由总公司行政部对照资产管理查验是否有库存可调拨，再决定是否进行采购。3.2.2办公用品的计划申报各公司行政部于每月末统计各部门次月办公用品需求，并进行估算，填写部门次月《采购单》随附《办公用品月度盘点表》，经分公司负责人批准后作为次月采购计划，于每月底28日前上报至总公司行政部。各公司当月临时需要增加采购计划外的办公文具时，需向总公司行政部提出申请，严禁私自与供应商联系采购，一经发现不予报销。4/153.2.3办公家具的计划申报各公司有需求时，提前上报需求计划至总公司行政部审批后进行采购。4.采购4.1供应商的选择原则上由总公司行政部在合作供应商处采购，如有特殊需求而现有供应商无法提供的，可另行选择供应商并经行三方比价后采购。此外，行政部门应定期询价，原则上1季度内不少于1次。4.2采购的流程4.2.1办公设备/办公家具的采购流程有采购需求时，由行政人员填写《请购单》—经行政负责人审核确认—总公司行政人员进行查验、调拨--总公司行政部审核确认--总公司行政进行采购--供应商送货--物品入库--月底时总公司统一发起“采购报批单”。4.2.2办公用品的采购流程5/15各公司于每月28日前提报次月《采购单》--总公司行政部进行汇总、审核--供应商报价、备货/网上采购--总公司行政部统一发起“采购报批单”--供应商送货/配送--各公司验货入库。5.办公物资的入库管理5.1办公用品的入库办公用品采购至公司后，各行政人员应依据《采购单》上所列的名称、规格、数量、单价、金额进行核对、清点，经验收合格后，方可入库。行政专员要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库：（1）入库物品与《采购单》上的采购物品不相符的；（2）不符合物品入库要求的采购物品，如出现破损、原装短少、接近或超过有效期等。5.2办公设备的入库各行政专员填写固定资产验收单—总公司行政部进行固定资产编号--使用人验收签字确认。...
