1 《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》说明 一、适用范围： 流程（一）适用于各部门年终移交由档案室统一整理归档的单位； 流程（二）适用于由部门整理或实行即时归档的单位。 对已应用办公自动化系统实现电子文件归档管理的单位，其流程未纳入此范围。 二、采用《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》前，必须先制定本单位《文件材料归档范围及保管期限表》， 并经本单位领导签署、在单位内部发文执行。制定《文件材料归档范围及保管期限表》时应注意以下方面的问题： 1、必须依据国家档案局《文书档案保管期限表》或上级主管部门关于文件材料归档范围、保管期限的规定； 2、结合本单位的工作实际和文件材料产生、利用的情况； 3、本单位文书处理部门、档案部门与各部门共同研究制定； 4、应保证文件的齐全完整，尽量做到应归档文件无遗漏，保管期限划分准确； 5、符合单位及各部门实际，尽可能细化； 6、注意“账外”文件的收集，特别是各种图表、花名册、本单位出版的书刊和需要本单位贯彻落实的会议文件。 2 单份文件归档整理方法操作简图（流程一） 收 集 编 制 页 码 装 订 排 序 盖档号章 电脑著录 装盒排架 打印目录 编制检索 工 具 收集应归档的文件材料 齐全完整 判 断 文 件 是 否归档 依照归档范围,慎 重决定文件去留 确 定 归 档 文 件的保管期限 归档判断 确定期限 期 限 分 类 准确客观 年度-机构（问题或文号）-期限 分类方法科学、适用，保持相对稳定 只编没有页码的部分 不空号、不漏号 用不锈钢钉或线单“件”装订 便于保管利用 按期限-机构-时间三个层次排列 顺序相对固定 在每一“件”的上方空白处盖档号章 清晰、端正，件号不重、不空 有关的信息录入专用的档案管理软件 录入的内容尽可能详细、准确 按件号顺序装盒、上 架 不同保管期限、不同机构的不要装入同一盒归档文件目录一式两份 分保管期限按件号顺序打印归档文件目录 写归档说明、装订成档案目录 目录封面、背脊上的项目要填写完整 3 单份文件归档整理方法操作简图（流程二） 编制检索 工 具 编 制 页 码 装 订 盖档号章 电脑著录 装盒 打印目录 处理完毕的文件逐件判断是否归档 依照归档范围,慎 重决定文件去留 确 定 归 档 文 件的保管期限 归档判断 确定期限 准确客观 只编没有页码的部分 不空号、不漏号 用不锈钢钉或线单“...
