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会务标准化流程及参会人员排位示意图

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会务工作标准化流程一、会前准备工作(一)确定会议名称1、会议性质(例会、安全生产会、理论学习会、现场会、启动会、研讨会、座谈会、汇报会等);2、会议内容;3、会议范围。(二)拟定会议步骤1、会议日程;2、会议议程;3、会议程序。(三)草拟会议通知内容包括:会议名称、目的、主要内容、与会人员范围、地点、会期等。(四)下发会议通知将会议通知传达到每名拟定与会人员,确定每名与会人员是否能如期参会,并及时反馈。同时,如接到上级会议通知,应以纸质文字形式,注明会议时间、地点、着装及特殊要求,送至每位与会领导手中。(五)准备会议材料1、会议文件;2、讲话发言材料;3、会议主持词。(六)布置会场1、打扫会场卫生,摆放桌椅;2、会场电脑、投影仪、话筒、音响等设备调试;3、水杯、矿泉水摆放;4、名牌(台卡)摆放;5、材料摆放;6、会议条幅;7、座位图。(七)会前检查1、听取会议所有筹备人员的口头汇报;2、到现场实地检查,包括会议材料的准备情况和会场的布置工作;3、针对可能出现遗漏的问题,进一步采取补救措施。二、会中工作(一)签到工作及时完成会议签到工作,并确定未来人员是否请假,与谁请假,并督促人员尽快入座。(二)主席台热水填补每 20-40 分钟对主席台水杯进行补水,如遇特殊情况,可根据现场情况调整补水时间。(三)会议记录随身携带录音笔,及时记录领导发言。(四)会议拍照随身携带照相机、摄像机,及时拍摄记录会场情况。(五)突发情况面对会议中出现的分会场网络中断、话筒失音、音响失灵等突发情况,与会务负责人员要及时救场,妥善处理。三、会后工作(一)清理工作1、回收领导名牌;2、清理会议室卫生;(二)录音整理工作会议结束后 24 小时内,完成录音整理工作,如遇涉密录音,由专责人员整理。(三)会议纪要会议结束后 48 小时之内,完成会议纪要相关工作,及时发放。(四)会议宣传工作会议结束后 48 小时之内,完成会议新闻稿件的刊登,及时报道宣传会议的相关情况。参会人员排位示意图大会议室的位置安排座位摆放总原则,第三小点的排法只在座位无法移动时使用。主席台(烬 it 籽稱单.数 I厂108679一、f—L53124观众姑主席合(IB 勵 75312468〕观众席场景二:职代会、安全生产会、动员会实例:小会议室位置安排A7A5A3AlA2A4A6IB4| [ 號 | I 由 ] ] 朗 | | 岳 |® ein场景四:考察座谈会、调研会、汇报会、交流会(A 为上级领导或者来访客人,B ...

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