文书档案的立卷 归档方法及要求

文书档案的立卷归档方法及要求1. 收集重点（1）本企业或本部门形成的文件材料；（2）上级单位及与本企业主管业务有密切联系的文件材料。2. 收集范围文件收集的范围应是收文与单位、部室形成的文件，收集文件时可参照综合管理部门的收、发文登记簿，有重点地进行。3. 整理原则文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。4. 质量要求（1）归档的文件材料应为原件。因故无原件的应归档有效复印件。（2）文件材料归档后不得更改。（3）归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。（4）归档的文件材料字迹要符合长期保管需要。（5）对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。（6）对大于 A4 规格的文件，应按 A4 规格加以折叠，对小于 32 开规格的文件，应按 A4 规格托裱。7）整理文件材料所使用的文件载体、装具、装订材料要符合档案保护和耐久性要求。5. 整理方法（1）文件的确定原则：归档文件一般以每份自然文件为一件。1）正文与附件为一件。2）文件正本与定稿为一件。3）正文与发文稿纸、文件承办单为一件。4）转发文与被转发文为一件。5）原件与复印件为一件。6）正本与翻译本为一件。7）中文本与外文本为一件。8）来文与复文（请示与批复、函与复函）各为一件。9）会议记录、会议纪要一次会议为一件。10）报表、名册、图册、介绍信存根等每册（本）为一件。11）信息、简报等一期为一件。（2）文件材料归档年度的确定：原则上文件签发日期为文件所属年度1）计划、总结、预算、统计报表、表彰先进等涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。2）跨年度办理的请示与批复、函与复函等来往文件，归入文件的批复复函（有结果）年度。3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。4）跨年度形成的会议文件归入会议的开幕年度。5）合同（协议）归入执行完结的年度。6）文件无签发日期，经考证仍无法确定时，归档年度为文件所属年度，并在备考表中说明。（3）文件材料的排序：1）同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照事由结合时间和重要程度排列。同一事由的归档文件，按照文件形成先后顺序排列。2）不同级类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。3）文件排列顺序正文在前，附件在后；正本在前，发文稿纸和定稿（重要文件讨论稿）依次在后；文件承...