股份公司文件材料归档及保管期限的规定

股份公司文件材料归档及保管期限的规定 1 总则 公司档案是公司生产经营活动中形成的一种真实历史记录，是信息流的组成部分，是信息工作的一项重要内容。属于存储的固定信息范畴。 按照公司文件材料系统地收集归档，保证完整齐全，利于档案信息科学管理和开发利用的要求，特就公司文件材料的形成、积累、归档和保管过程作出规定。 2 文件材料归档要求与工作程序 2 .1 归档文件材料，应符合完整性、准确性、系统性的要求，必须经过系统的整理和编目，线条清晰，字迹清楚，纸质优良，签署完备。 2 .2 为确保归档材料的完整和质量，在材料归档前，应填写“文件材料归档审核表”随同档案材料一起交档案部门。 2 .3 文件材料归档时，档案管理人员应认真检查文件的质量，交接双方必须在移交清单上签字、盖章。移交清单一式两份，一份存档案部门，一份留移交部门。 2 .4 文件材料归档的质量保证措施 2 .4 .1 产品试制、科研课题研究、基建工程或其他技术项目活动过程中的文件材料，平时应由项目负责人或责成专人组织积累、整理和归档。项目周期短的应在完成、鉴定、验收后两个月内组织归档；项目周期长的，可分阶段归档。凡是设备随机所附文件，应在开箱后立即归档，再提供利用。关于上述项目以外须归档的文件材料，应由各职能部门责成专人组织平时积累、整理，在次年四月份前提交档案部门归档。 2 .4 .2 工作人员因公外出参观学习、考察和参加上级有关业务会议所得的具有查考利用价值的文件材料，须交总经理办公室按文书处理程序统一上呈、下达、归档。 2 .4 .3 负责组织新产品和科技成果鉴定、基建工程竣工验收、设备开箱验收的相关职能部门必须通知档案部门一起参加上述活动。 2 .4 .4 文件材料的形成、积累、组卷和归档工作，要列入各职能部门管理工作程序和有关人员的岗位责任制。 2 .4 .5 产品和基建工程创优、科研成果评奖，有关部门必须主动做好文件材料归档，并经档案室签署意见。 2 .4 .6 引进国外的科技资料，凡由国外直接寄来的，首先由档案室接收登记；凡是由出国人员带回来的，首先向档案部门移交，然后再复制供翻译和借阅利用。 2 .4 .7 档案部门负责对各部门文件材料的形成、积累、组卷和归档工作进行业务指导、监督和检查。 2 .5 文件材料归档份数，一般是一式一份；对经常查阅使用的科技文件材料，应归档一式两份(有底图的一式一份)，其中一份供日常借阅利用；基建工程文件材料凡需向...