义乌市单位档案室电子目录数据库结构与交换格式(试行) 为适应档案管理现代化需要，建立全市统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。1、范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。1.2 本标准适用于义乌市单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。2、定义本标准采纳以下定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目聚集而成并根据一定次序编排的档案检索工具。2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。2.3 数据对事物的概念和属性进行描述的标准化表示。2.4 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。2.5 字段记录中可标识的特定范围数据。2.6 字段名称字段〔著录工程〕的显示名称。2.7 字段名数据库中用于字段实际存取的名称。2.8 字段值字段的取值范围，可以选择输入。2.9 必须著录工程指各单位范围的或由市档案馆组织的数据库，各馆室进行数据交换时，必须有的工程。2.10 选择著录工程指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录工程。选定的著录工程仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。3、数据库结构与著录格式本标准包括?案卷级目录数据库结构与著录格式?、?文件级目录〔1〕数据库结构与著录格式?和?文件级目录〔2〕数据库结构与著录格式?等三种数据交换格式。?案卷级目录数据库结构与著录格式?和?文件级目录〔1〕数据库结构与著录格式?适用于文书立卷改革前的档案电子目录。?文件级目录〔2〕数据库结构与著录格式?适用于根据 DA/T22-2000?归档文件整理规那么?整理的档案电子目录。3.1 案卷级目录数据库结构与著录格式3.1.1 案卷级目录数据库结构(见表 1)案卷级目录数据库结构一览表字段名称字段名字段类型长度字段值必须著录项目全宗号QZHC4目录号MLHC3案卷号AJHC6题 名TMC254责任者ZRZC100文件起始时间WQSC6文件终止时间WZSC6保管期限BGQXC4永久、长期、短期卷内文件份数WJFSN2卷内张(页)数JNZSN3数据库级别SJKJBC11、2、3载体类型ZTLXC4纸质、图像、影像、声音选择著录项目密 级MJC4分类号FLHC80关键词GJCC80主题词ZTCC80载体...
