视频会议系统管理规定第一章 总 则为了正确、法律规范的使用视频会议系统,提高会议举办的效率及质量,保证视频会议能够长期有效的进行,特制定本规定
第二章 设备管理一、视频会议系统主要由摄像头、话筒、会议专用电脑、图像显示设备、音箱设备等构成
二、视频会议系统设备是会议专用设备，除开展视频会议外,严禁挪作他用
三、严禁在视频会议专用电脑上安装其他无关软件,并定期做好病毒防护等安全维护工作
四、视频会议系统的各项设备参数是已经设定好的,与会人员在使用时，不得随意更改
五、视频会议系统设备由办公室指定专人进行保管和维护；运营部指定专人提供技术保障、负责定期进行视频会议系统的检查，如发现设备、软件及线路等出现故障，应及时进行设备维修、软件调试及故障排除
六、各部门使用视频会议系统设备前，必须至办公室办理登记手续，在使用期间，要妥善保管好设备，会议结束后，及时将设备交还办公室
第三章 会议管理一、视频会议的召开本着节约经费、提高会议效率的原则进行，凡是适合以视频会议方式召开的会议、培训等应通过视频会议方式实施
二、分公司各部门、各中支如使用视频会议，需由本单位视频会议申请人提前一周在视频会议申请系统中进行申请，紧急会议需提前三天进行申请，申请成功后，系统将自动生成申请单，申请人将打印出的申请单交本单位办公室进行审核，办公室确认公司会议室可以使用后，将申请单转至分公司视频会议管理员进行会议的预定
一般会议分公司视频会议管理员将在收到申请单之后三天之内通知申请人会议预定结果，紧急会议分公司视频会议管理员将在收到申请单之后二天之内通知申请人会议预定结果
三、会议预定好以后，主办部门要通过邮件及时通知参会人员会议的时间和议题
四、视频会议应在会议室召开，如遇特别情况，应保证开会办公室环境良好、无噪音
五、与会人员要在会议开始前半小时准时打开设备，随时与参会人员进行视频和音频的效果调试，确保视
