文秘接电话的礼仪常识

文秘接电话的礼仪常识 （一）、及时接电话 一般来说，在办公室里，电话铃响 3 遍之前就应接听，6 遍后就应道歉：“对不起，让你久等了。”假如受话人正在做一件要紧的事情不能及时接听，代接的人应妥为解释。假如既不及时接电话，又不道歉，甚至极不耐烦，就是极不礼貌的行为。尽快接听电话会给对方留下好印象，让对方觉得自己被看重。 （二）、确认对方 对方打来电话，一般会自己主动介绍。假如没有介绍或者你没有听清楚，就应该主动问：“请问你是哪位？我能为您做什么？您找哪位？”但是，人们习惯的做法是，拿起电话听筒盘问一句：“喂！哪位？”这在对方听来，陌生而疏远，缺少人情味。接到对方打来的电话，您拿起听筒应首先自我介绍：“你好！我是某某。”假如对方找的`人在旁边，您应说：“请稍等。”然后用手掩住话筒，轻声招呼你的同事接电话。假如对方找的人不在，您应该告诉对方，并且问：“需要留言吗？我一定转告！” （三）、讲究艺术 接听电话时，应注意使嘴和话筒保持 4 厘米左右的距离；要把耳朵贴近话筒，认真倾听对方的讲话。 最后，应让对方自己结束电话，然后轻轻把话筒放好。不可“啪——”的一下扔回原处，这极不礼貌。最好是在对方之后挂电话。 （四）、调整心态 当您拿起电话听筒的时候，一定要面带笑容。不要以为笑容只能表现在脸上，它也会藏在声音里。亲切、温情的声音会使对方马上对我们产生良好的印象。假如绷着脸，声音会变得冷冰冰。 打、接电话的时候不能叼着香烟、嚼着口香糖；说话时，声音不宜过大或过小，吐词清楚，保证对方能听明白。 （五）、左手接听电话 便于随时记录有用信息。 禁忌用语 （一）、在接电话时切忌使用“说!”“讲!”。 （二）、说讲是一种命令式的方式，即难让人接受，又不礼貌。有的人在接听电话时,一接起电话马上说:“说”或“讲”, 或者多加一两个字“听到，说!” （三）、这种行为在公司、企业内部也许还可以理解，由于某种原因工作繁忙，时间紧张，没有太多的时间应对电话，希望对方直截了当，别浪费时间。但这种硬邦邦的电话接听方式显得过于粗鲁无礼，有一种盛气凌人的气概，好像是摆架子。给人的感觉是“有什么话快说，老子没空和你在电话里啰嗦！ （四）、有的人对这样的电话应答方式也懒得再“说”，干脆一声不吭将电话挂了。原来还想联系一些业务或者提供一些信息，一听他这口气就不舒适，说了等于白说，这种人懒得理他。 （五）、大家每个人都希望别...