公司归档文件整理工作细则一、收集与质量要求1、各部门承担归档文件整理的兼职档案员在整理归档文件之前，应根据各部门立卷归档范围的暂行规定，负责将本部门应归档文件材料收集齐全。2、各部门承担归档文件整理的兼职档案员，对收集的各种文件材料应逐件仔细检查，检查的重点是：(1) 归档份数是否齐全。归档文件材料、刊物一般收集 2 份，其中 1 份正稿连同定稿归档；1 份按顺序号排列，供平常利用。(2) 同一事由的文件是否齐全。请示与批复、报告与批示、问函与复函等，应收集齐全。(3) 每份文件是否完整。正本、定稿、重要法规性文件的草稿及补充说明正文的文字、图表、数据等附件应齐全完整有否缺、漏页。(4) 文件种类是否齐全完整。除编有正式文号的文件、电报外,还应注意收集未编号文件、电报和刊物，重要会议、重大活动、考察、调研形成的重要批示、信件、本单位的工作计划、总结、规章制度等。(5) 归档文件、资料质地优良、书绘工整、签署完整、起草(批注)公文使用蓝黑或碳素墨水书写;批注在公文右侧，左侧留三公分装订位置。如发现字迹模糊材料、热敏纸材料或用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写的材料要及时复制，以防字迹褪变。公文用纸幅面规格采纳国际标准 A4 型。(6) 剔除重份文件、不必归档的草稿和没有保存价值的文件等。二、整理原则1、归档文件整理原则是:应遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。三、整理方法1、归档文件的整理以“件”为单位，一般以每份文件为一件(正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文）；报表、名册、图册（本）为一件；来文与复文各为一件;重要文件（如法律法规等）须保管历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。2、归档文件采纳“年度一部门一保管期限”分类法进行分类。即先将归档文件按其形成年度分类;在每个年度内，按保管期限分类;再按时间顺序进行排列。（1）归档文件所属年度的区分，一般应以文件的签发日期（落款日期）为准。跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度的规划放在针对的第一年整理归档;跨年度的总结放在针对的最后一年整理归档；跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档。（2）归档文件分为永久、长期、短期 3 种。3、归档文件按件为单位编写页号，文件中凡有图文的页面为一页，空白页不标页号，用铅笔在正面右上角或背面左上角标页号。4、归档文件装订时，正本在前，...
