文件收发及档案管理制度

文件收发及档案管理制度一、文件收发第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导 作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下 发的各种文件、资料。第三条 根据党政分工的原则，本单位各类文件（党支部和行政）统一由办公室归管理。二、收文的管理第四条公文的签收1. 单位所有文件（除领导订启的外）均由收发员（文书）登记签收、拆封（由上级或邮电局 机要通讯员直送的机要文件除外）。在签收和拆封时，收发员（文书）需注意检查封，对开 和邮票撕毁函件应查明原因。2. 对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，假如其中一项不对， 应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。第五条公文的编号保管1. 收发员（文书）拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。2. 本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员（文书）进行登记编号保管， 不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用三、档案管理1.公司档案是公司生产经营活动中形成的历史真实记录，它能反映公司整个活动的历史面 貌。它不仅是对公司工作的总结，而且对今后进展也是很有价值的文献宝库。2档案工作的基本原则是集中管理与分级管理相结合，以集中管理为主；界定的部分档案， 由有关业务部门管理，以便于利用。3. 凡属档案工作，都必须维护档案的完整与安全。4. 档案机构的主要职责⑴ 制定档案工作的规章制度。⑵ 对文秘部门和其他业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督。⑶ 负责收集、整理、立卷和保管公司归档范围的各类档案，确保档案质量。⑷ 积极开展档案的提供利用工作。5、公司档案的构成与分类⑴ 公司档案是指公司在各项活动中形成的全部档案的总和，其构成包括党政、经营、技术、 产品、设备仪器)、基建、会计、人事和声像、荣誉等。⑵ 档案分类① 党政文书档案主要指公司党、工、团组织和行政机构长期工作中形成的文书，经立卷归档后形成的。它是 公司对方针政策贯彻的基本思想和基本措施，企业工作的指导原则。② 上级机关颁发的需公司执行的方针、政策、指示、决议、纪要等文件的全部，以及 内公司发布的自制文件的全部和各种规章制度。③ 公司的重大决议，包括党委会、职工代表大会、股东大会、董事会、公司总部行政 ...