档案管理标准作业程序档案管理标准作业程序 一、目的 法律规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。 二、适用范围 适用于物业部各类档案的管理。 三、职责 1、总经理审批档案的借阅申请及清单。 2、行政部经理监督档案管理的实施工作。 3、档案管理员负责档案的日常管理工作。 四、程序要点 1、档案的编号 (1)公司、物业部编号: ① 物业部 编号为:W·Y(英文缩写)。 (2)部门编号: ① 办公室 ; ② 财务部 ; ③ 事务处 ; ④ 工程处 ; ⑤ 护卫处 ; (3)年份编号:引用年份序号— 、 、 ……。 (4)档案顺序号:采纳阿拉伯数字取 3 位有效数字—001、002、003……。 (5)档案编号举例: ① 物业部编号: ※※※—※※—※※※—※※※ 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 ② 物业部编号: ※※※—※※—※※※—※※※ 档案序号 类别编号 部门编号 物业部编号 2、档案的分类 (1)区分全宗,按物业管理的组织机构划分,全宗可分为以下几类: ① 行政、人事类; ② 财务类; ③ 公共事务类; ④ 保洁类; ⑤ 园林绿化类; ⑥ 机电维修类; ⑦ 经营类; ⑧ 品质类。 (2)全宗档案的分类:要从档案形成的特点和规律出发,符合档案形成的实际情况,保持档案之间的历史联系,它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性,我们采纳组织机构——问题分类法,如: 收文类 发文类 合同类 ① 办公室 员工人事档案类 图纸类 后勤类 收文类 发文类 报表类 ② 财务部 帐册类 凭证类 合同类 工程图纸类 合同类 收文类 发文类 业主档案类 ③ 事务部 员工档案类 维修类 投诉类 回访类 有偿服务与多种经营类 计划总结类 …… 3、立卷与编制目录 (1)立卷:就是根据单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷: ① 根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标准贴纸; ② 在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如: ——物业行政部、人事部收文:※※※—X·Z—收文; ——物业财务部报表:※※※—C·W—报表; ——物业部服务处业主档案: ※※※—※※※—F·W—业主档案。 ③ 将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3CM 位置处,并排列在档案柜中; ④ 将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件...
