物业标书之档案的建立与管理VIP专享

物业档案的建立与管理知识经济的悄然崛起，使信息的重要性日益凸现，信息资源已成为物业服务中不 可缺少的组成部份。在【****】项目的档案建立与管理中，我们将采纳先进的计算机 网络技术，对档案进行集中有序、标准法律规范的管理，配合先进的资料检索软件以达到 信息共享、合理利用的目的，同时，我们在信息资料收集中将广开渠道，对【****】 项目内所有物业项目从主体到配套，从建筑到环境，从硬件到软件都建立起相应的管 理档案，有效保证物业服务的质量，提升物业服务的整体水平。为此，我们建立了一 整套从档案收集、分类、归档、使用到销毁的管理制度，以保证档案管理满足物业服 务的需要。档案建立及管理总体流程A. 资料的收集我们在【****】项目管理处将设立专门的档案柜，并设专人负责管理。在资料收 集时应保证内容的丰富及渠道的广泛。根据档案的不同类别，我们将在日常管理中建 立和收集交接验收资料、工程图纸、业主档案、维修档案、巡视记录、运行档案、投 诉与处理以及其它管理与服务活动记录及档案，并将档案的收集形成制度化。B. 资料的整理和分类在收集到原始资料后，统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录， 修补破损的文档，然后按类别进行装订并整理成册，做到条理清楚、分类合理、易于 检索。C. 资料的归档管理a.对于分类整理好的信息资料进行分类保存即为归档。在【****】项目的档案 管理中我们将实行原始文字资料和电脑档案双轨制，并采纳先进的思源客户档案管理软件对客户基本资料、房屋管理、设备设施管理、客户投诉、客户维修等方面档案进 行网络化管理，确保储存及查阅方式的多元化，尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以 便于查找。同时运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使 抽象的档案资料具体化、形象化。b. 对客户和管理处利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权 级别检索，对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。c. 档案管理员将编制统一的档案分类说明书及档案总目录，并按内容、部门、 年度、保存期限及保密程度的分类顺序进行组卷、逐一编号，登记造册、编制目录、 分柜保存。d. 为保证档案的安全和完善，档案资料应配备合适的文件柜、文件盒以及消防 器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室应避 免无关人员任意打开，钥匙交由档案管理员专门保管。D. 档案的使用利用计算机网络技术，并...