商务信函写作主要要点

商务信函写作主要要点源自 jsfw8 课件 总结了几方面的内容,希望对您写作商务信函有借鉴作用。口语化每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次沟通。人都是感性的,所以您需要在您的信函里表达感性的一面。然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特别的“生意腔〞,于是把一封原来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived〞,“Yourcomplaintisbeinglookedinto〞而不是“Ihavereceivedyourletter〞或者“Wearelookingintoyourcomplaint〞。其实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。想象一下,假如您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday〞。既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday〞?放弃这种所谓的“生意腔〞吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。语气语调由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采纳的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨认真考虑一下,您写这封信函是想到达一个什么样的目的,您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的,劝说性的,还是坚决的,要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。真诚不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最根底的,所以您的信函也必须能够充分表达您的真诚。不管说什么,都要带着您的诚意去说。把写好的信函拿起来读一遍,确保假如此时对方正在电话中与您通话,他一定能够感受到您的自然和真诚。直接跟您一样,您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以,信函一定要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。假如是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容,请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使沟通通畅,反而会混淆视听,非但不能让读者感兴趣,反而会让他们恼火,产生反感。礼貌我们这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语比方yourkindinquiry,youresteemedorder 等就可以的。而是要表达一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。假如本着这样的态度去跟别人沟通,那么就算您这次拒绝了对方的要求,也不会因此失去这个朋友,不会影响今后合作的时机。...