工程总承包企业合同台帐管理VIP免费

工程总承包企业合同台帐管理作者：杨洋来源：《中国房地产业・下旬》2018年第04期【摘要】结合总承包企业合同管理的特点和目前台账管理的常见问题，对合同台账管理的原则进行梳理、提出提升合同台账管理水平的策略步骤，以帮助企业提高项目管理水平。【关键词】合同台账；台账管理；项目管理1、引言台账管理是企业日常工作记录的主要形式，是指公司业务管理部门通过台账的方式对工作过程中发生的文件、资料进行管理、统计的工作统称，现代企业多采用电子台账进行管理，部分信息化程度高的企业已经实现了台账信息化的管理手段。作为工程总承包企业的合同管理部门，业务范围涵盖工程、服务、物资等多种采购类别，采购发包频繁，分包商数量众多，涉及合同类别、合同金额、结算数据、供应商信息等数据信息量巨大，台账管理的重要性尤为突出。合同管理台账日常管理的目的是达到信息的实时共享。目前，作为工程总承包企业，特别是信息化发展较为落后的企业，仍会出现对合同台账管理不够重视，设立的合同管理台账不同程度的存在记录不及时或不完整的问题。无法实现实时共享的目的。工程总承包企业如何切实提升合同台账管理水平，将是本文探讨的重点。2、合同台账管理原则2.1记录完备信息的完备性是台账管理的首要条件，基础数据的真实可靠完整对于台账管理来说至关重2.2更新及时台账管理是个长期持久性的工作，数据更新是否及时直接影响台账数据的可利用性，对统计决策等将产生影响。2.3责任明确合同台账管理应做到分工明确，避免遗漏、重复、混淆等问题出现，需责任到岗到人，以保障合同台账清晰明了。2.4权限管理合同管理部门和其他职能部门不同，作为商务工作的核心部门，合同管理业务包括总包及分包等多种合同类别，涉及合同信息、承包商信息等采购相关商业信息。合同台账管理应针对不同的数据，部门或公司人员需要有不同级别的权限用以使用、录入、维护，做到分级管理。3、合同台账管理策略3.1机构健全、权限明确机构健全、权限明确、岗位职责清晰是搞好合同日常管理的前提，是合同台账在日常管理中发挥作用的保障。3.2标准化台账清单梳理整合（1）根据部门职责梳理台账种类合同管理过程将涉及到合同发包、合同签约、合同变更、合同索赔、合同支付、合同结算、供应商评价等流程。（2）将台账分类汇总合并可根据业务发生阶段对合同业务进行归类，比如合同发包、合同签约都属于合同签订前的工作；合同变更、合同索赔、合同支付、合同结算都属于合同执行期间的工作；供应商评价属于合同关闭后的工作。同一阶段的业务如果分别设立台账，则台账会出现较多重复的信息，且多个台账表格不利于信息筛查，如不同台账更新频率不同容易造成导致信息不匹配。因此需要对同一阶段业务台账进行梳理规范整合。例如将合同发包、合同签约台账合同并，将每个合同所针对的发包信息（包括发包方式、发包时间、开评标时间、预算价格）及签约信息（包括签约时间、合同价格、合同编号、承包商名称、合同负责人等主要信息）统一在一个表中。（3）创建标准台账清单及台账模板为了合同台账管理的标准化，合同管理部门应根据自身业务，编制合同管理标准台账清单。为方便查询和检索，应建立标准台账模板，且要在在不同台账中设置相同的基本检索信息，如合同名称、合同编号，以对不同台账信息进行匹配。（4）根据部门职能变化定期维护跟新合同台账管理应与时俱进，根据合同管理部门工作流程变化进行调整，但要注意和历史台账的兼容性，尽量保持历史台账的操作习惯。3.3明确台账管理要求及使用规则建立合同台账管理制度是提高公司项目管理水平的一种有效途径，台账管理是否规范，直接反应一个公司标准化管理的水平。台账的管理是公司管理提升的需要，台账管理应制定规则，具体应包含一下几个方面：1）合同管理台账信息的录入要做到及时、准确；2）合同管理台账最好专人专岗录入；3）商务信息分级管理，相应的分级授权才能查看、拷贝台账信息；4）专人定期对台账数据进行核查维护，保证数据的准确性、及时性和完整性。3.4台账管理与信息化台账管理是信息化的基础，信息化是提高台账管理效率的工具。只有通过理顺管理流...