第八章合同实施控制

第八章 合同实施控制(四)第五节 合同资料的文档管理一、工程中的基本问题在合同的招标投标和实施过程中，承包商做好现场记录，并保存记录是十分重要的。许多承包商忽视这项工作，不喜爱文档工作，最终削弱自己的合同地位，损害自己的合同权益，特别阻碍索赔和争吵的有利解决。最常见的问题有：额外工作未得到书面确认，变更指令不符合规定，错误的量方、现场记录、会谈纪要未及时反对，重要的资料未能保存，业主违约未能用文字或信函确认等。在这种情况下，承包商在索赔及争吵解决中取胜的可能性是微小的。人们忽视记录及信息整理和储存工作是因为许多记录和文件在当时看来是没有价值的。假如工程一切顺利，双方不产生争吵，一般大量的记录确实没有价值，而且这项工作十分麻烦，花费不少。但实践证明，任何工程都会有这样或那样的风险，都可能产生争吵，甚至会有重大的争吵，这时候都会用到大量的证据。当然信息管理不仅仅是为了解决争吵，它在整个项目管理中有更为重要的作用。它已是现代项目管理重要的组成部分。但在现代承包工程中常常有如下现象存在： 1. 施工现场也有许多表格，但是大家都不重视它们，不喜爱文档工作，对日常工作不记录，也没有安排专门人员从事这项工作。例如在施工日报上，常常不填写，或仅仅填写“一切正常”“同昨日”“同上”，没有实质性内容或有价值的信息。 2.文档系统不全面，不完整，不知道哪些该记，哪些该保存。 3.不保存，或不妥善地保存工程资料。在现场办公室内到处是文件。由于没有专人保管，有些日报可能被用于打扑克记分，有些报表被用于包东西。许多项目管理者嗟叹，在一个工程中文件太多，面太广。资料工作太繁杂，做不好。常常在管理者面前有一大堆文件，但要查找一份需要用的文件却要花许多时间。 二、合同资料文档管理的任务实质上，任何一个工程的文件再多，也没有图书馆的资料多，但为什么人们到图书馆两分钟就可找到自己所要的书？这是由于图书馆有一个很强的索引系统和文档系统。在工程中也必须建立这样一个系统，才能符合现代项目管理的需要。 (一)合同资料的主要作用 合同管理者负责合同资料和与合同有关的工程资料的收集，整理和保管(存档)工作。这不仅是他的工作责任，而且是他的工作需要。他的工作以这些资料为基础，同时又靠资料来实施。这里有两方面意义： 1.在合同签订、合同分析、合同监督、合同跟踪、变更和索赔中需要资料，同时又产生大量资料。 2.合同管理者要作出各种工...