第1页共9页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页共9页义乌市单位档案室电子目录数据库结构与交换格式(试行)为适应档案管理现代化需要，建立全市统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。1、范围1.1本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。1.2本标准适用于义乌市单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。2、定义本标准采用下列定义：2.1档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。2.2电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。2.3案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。2.4文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。2.3数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。2.4记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。2.5字段记录中可标识的特定范围数据。2.6字段名称字段（著录项目）的显示名称。2.7字段名数据库中用于字段实际存取的名称。2.8字段值字段的取值范围，可以选择输入。2.9必须著录项目指各单位范围的或由市档案馆组织的数据库，各馆室进行数据交换时，必须有的项目。2.10选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。3、数据库结构与著录格式本标准包括《案卷级目录数据库结构与著录格式》、《文件级目录（1）数据库结构与著录格式》和《文件级目录（2）数据库结构与著录格式》等三种数据交换格式。第2页共9页第1页共9页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第2页共9页《案卷级目录数据库结构与著录格式》和《文件级目录（1）数据库结构与著录格式》适用于文书立卷改革前的档案电子目录。《文件级目录（2）数据库结构与著录格式》适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案电子目录。3.1案卷级目录数据库结构与著录格式3.1.1案卷级目录数据库结构(见表1)案卷级目录数据库结构一览表字段名称字段名字段类型长度字段值必须著录项目全宗号QZHC4目录号MLHC3案卷号AJHC6题名TMC254责任者ZRZC100文件起始时间WQSC6文件终止时间WZSC6保管期限BGQXC4永久、长期、短期卷内文件份数WJFSN2卷内张(页)数JNZSN3数据库级别SJKJBC11、2、3载体类型ZTLXC4纸质、图像、影像、声音选择著录项目密级MJC4分类号FLHC80关键词GJCC80主题词ZTCC80载体规格ZTGGC15载体数量ZTSLC6附注FZC40全文标识QWBSC2503.1.2案卷级目录著录格式3.1.2.1全宗号、目录号、案卷号、题名、责任者、文件起始时间、文件终止时间、保管期限、卷内张(页)数、卷内文件份数、数据库级别、载体类型为必须著录项目。其他著录项目为选择著录项目。第3页共9页第2页共9页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第3页共9页3.1.2.2全宗号：是档案馆（室）给定每个全宗的代码。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，建国后档案用“J”；后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。如“J002”表示建国后2号全宗档案。3.1.2.3目录号：是全宗内案卷所属目录的代码。目录号以三位阿拉伯数字标识。可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。如“003”表示目录号。3.1.2.4案卷号：案卷排列的顺序号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。按目录内的案卷排列次序流水编号，不应有空号。如“123”表示案卷号。若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“（）”。如“123（2）”表示123号卷的第二卷。3.1.2.5题名：又称案卷标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长，一般应重新拟写，将原题名修改好再著录。3.1.2.6责任者：案卷级的责任者著录产生档案的单位及内部组织机构。机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称...
