数字化加工操作规范及各操作规范描述VIP专享VIP免费

欢迎共阅数字化加工流程及各流程描述1档案接收将档案从档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。对接收的档案按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒(卷），不出现漏登记或重复登记。由法院和我方专人在出库移交清单上签字确认。对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与院方提供的电子/纸质的接收清单在我方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请院方确认后再进行档案整理等工作。我方考虑到院方提供的加工场地空间有限，采用定期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。2标准的目录结构和文件夹的建立按照院方所提供的案卷目录和文件目录数据库结构与著录要求，规范档案中的目录内容。包括档案目录的著录字段、字段长度和内容要求进行正确的著录和校对。原则是以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致。例如：文书档案目录结构：年度+资料分类+卷+件+页。照片档案和实物档案目录结构：以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致。3建立目录数据库欢迎共阅主要建立案卷级目录数据库和文件级目录数据库，并通过专业技术把目录库与我方进行档案数字化加工的档案加工管理系统关联起来，从而提高档案数字化的工作效率。4档案著录的工作细节按原目录著录按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18）和院方的要求(即上述案卷目录和文件级目录要求）进行著录，建立档案目录数据库。并将档案影像文件、档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案。自拟目录著录按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18）和院的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行著录。目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验）的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。一稿双录、人机校验同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来(显红），且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。欢迎共阅数据库数据格式检验按照国家档案局《档案著录规则》（DA/T18）等的要求，结合院方实际需求和相关规则，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名（主题名、副题名）、文号、正文、底稿、草稿、批示页、印章页、责任者、相对页码（起止页号）和绝对页码（页数）等，应进行校对和修改。目录册的形成和打印整理电子目录时，在电子文件夹和电子文件统一文件重命名后，形成按档案号统一命名的文件夹，同时形成档案的电子目录册(案卷目录、文件目录）。对形成档案的目录册(案卷目录、文件目录）和档案的全宗目录也可进行打印、排版、装订形成档案的纸制目录册。5档案整理档案实体记录我方在整理时对档案进行排序、编页码、分件、拟标题和分类检查。在整理过程中同时记录档案的残、缺、漏、损页，并记录纸张的画幅大小和特性、档案的存储介质（照片、图表等）。导入院方提供的档案电子目录，对照档案原件进行补充录入和校对，并打印出勘误表让院方签字确认。对照院方提供的档案目录著录原件，对照档案原件的目录（手写/印刷体）进行分件、录入和校对，建立电子文档并保存，打印出勘误表让院方签字确认。填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。我方在整理时对档案进行排序、编页码、分件、拟标题和分类检查。在整理过欢迎共阅程中同时记录档案的编研特性和法律文书特性。对档案的存储介质（照片等）、领导批示页、印章页给予记录、分件和...