有关秘书工作的认识有关秘书工作的认识现代文秘人员是一个很大的群体，通俗地说，他们是工薪族中的白领阶层，可以胜任经理助理、秘书、统计员、推销员、文书、资料员、档案员等职位的工作，这些高素质的劳动者经过培训、锻炼还可以成为各行各业带文职性质的技术人才或基层领导人。那么，文秘人员应该具备哪些能力，才能适应新时期的要求，才能有效地完成自己的工作呢。一、表达能力文秘人员种种职能的实现，都离不开语言文字的表述，有人说文秘人员的工作是写出来，说出来的，这是有一定道理的。良好的表达能力是对文秘人员的特殊要求，而文字表达和口头表达是表达能力的基本体现。文字表达能力被看作是文秘人员的看家本领和基本功。文秘写作的涉及面很广，小到一个电话记录、一个通知、一个情况汇报，大到年度工作总结、任期工作报告等。因此它要求文秘人员不仅要懂得语法、逻辑、修辞和一般的写作知识，而且还要掌握各种文体的写作技巧，努力把自己锻炼成公文写作的高手。口头表达能力是文秘人员的口功。文秘人员人员对上级汇报工作，请示问题，提出建议;对下传达指令，沟通情况，组织协调;对外开展公关，公务交往，社会应酬。都对其口头表达能力提出了很高的要求。文秘人员的口头表达要用精练的语言，表达出最必要的内容，做到文约而意丰、言简而理周。要了解交流对象的特征，准确把握对方的意图和要求，充分认识语言表达的环境，研究表达的时机和方式。二、办事能力文秘人员每天都要面对大量的事务性工作，如文书事务、接待事务、电话事务、会议事务、领导者交办的事项等，办事成了文秘人员的一项基本职能。要提高自己的办事能力，文秘人员首先要熟悉办事渠道，了解有关部门的职权范围，知晓办理各项事务的方式和途径。其次，掌握办事程序。如公文的管理，介绍信的开具，会议的组织，来宾的接待等事务的办理，第1页共7页都具有程序化的特点。遵循既定程序办事，可以少走弯路，提高效率。最后，要善于交往和应变。办理事务的过程，其实就是人与人交往的过程，因此，要了解人事关系，长于接人待物，善于交际艺术。同时，文秘人员要具备较强的应变能力，能根据事务的不同情形和特点及时准确地予以办理，尤其是对于突发事件，更要机敏应对，能在坚持正确原则的前提下，审时度势，灵活机动的处理。三、协调能力在现代社会中，协调是一种广泛性的社会活动。协调能力已成为一种主要的公共关系能力，这种能力是现代人生活和生存之必需。对文秘工作而言尤其需要具备协调能力。具体表现在以下几个方面：首先是与主管领导的协调。文秘人员要及时向领导报告工作，请求对某一问题的指示，以便明确自己的工作目标和处理问题时应把握的尺度。其次是与主管领导之外的其他领导之间的协调。有一些行政职能交叉的工作，由多个领导分管，需要多个领导协商解决，而领导之间的碰面需要一定的程序，有时要靠文秘人员做好先期的沟通和协调。再次是同事之间的协调。文秘人员的很多工作要依靠其他部门工作人员的配合才能完成，这是内部职能分工的要求。第四是与服务对象的协调。文秘人员应认真对待每一位服务对象，对他们的不满要做好说服解释工作，争取他们的理解和支持，对他们不合理的要求和不正确的意见要进行合理疏导，使他们放弃自己的想法，力求给每个服务对象一个满意。四、合作能力信息时代的社会分工越来越细，某项工作或者某件事务通常需要若干人通力协作才能完成，因此在这个团结协作的过程中，需要发挥团队精神。同样，文秘部门的许多工作也要靠集体协作才能完成，如遇到重要任务、紧急情况、重大活动、大型会议，只有集中人员，团结协作打歼灭战，才能保证按时完成任务。因此，文秘人员要树立整体观念、团结观念、互助观念。经常通气，加强联系，主动交流信息，面对面商量解决问题;遇到难题，要主动请教别人，主动帮助别人，主动想办法解决;遇到共同办理的事项，彼此都竭智尽力，相互支持，通力合第2页共7页作，争挑重担，在工作中大力发扬团结互助的合作精神。五、操作能力随着新技术革命对社会各领域的冲击，文秘人员仅靠两只手、两条腿、一只笔、一张嘴的工作方法，已难以适应时代的需求...
