商务部工作管理流程文稿归稿存档编号：[KKUY-KKIO69-OTM243-OLUI129-G00I-FDQS58-MG129]商务部工作管理流程商务部门的工作重要能够分为两大板块：外联：和客户进行业务交流，合同管理及执行收付款；内勤：对项目进度和计划进行跟踪协调，收集对应项目信息，及时给有关部门及领导提供书面资料。一、编制目的：本流程用于规范项目的追踪、联系、洽谈、承接等商务活动，分为工程信息追踪阶段、投标竞标阶段、合同谈判签约等各阶段，旨在通过商务管理工作的系统化、程序化、原则化和数据化，达成规避公司运行风险、提高工作效率的目的。二、合用范畴：本流程合用于公司承接的全部工程项目。三、具体内容及规定：（一）信息收集管理1、初始信息获取的渠道涉及但不限于：国家及省市国土、规划、建设、发改委等政府部门、招标信息网站、有关学会协会、报刊杂志、个人关系网络、有关社会资源（如老客户、招标代理单位、各类咨询单位等），对有关政策、招投标项目等信息及时汇总，逐级上报。2、为了确保项目承揽的持续性，各设计部门、商务人员及设计人员应及时将有关客户信息涉及单位名称、地址、邮编、联系电话等汇总至商务部，建立客户数据库，便于业务联系和回访。信息跟踪解决流程信息收集筛选阶段总经理分管商务领导商务部其它部门信息收集审查信息登记、立项审查（项目规模、信息来源、合作单位基本信拟定普通和重点跟踪信息及项目跟踪负责人信息跟踪阶段项目确认阶段通过未通过（二）投标项目管理1、招标信息获取后，商务部应组织总经理办、设计部等有关部门对设计投标项目的可行性、操作性进行分析和评价，拟定方案设计人员，确保投标项目的精确性。2、在准备投标资料过程中，特别是介绍信、授权委托书（法定代表人证明书），建设单位名称、工程名称、使用期、授权人及被授权人名称与身份证号码、授权范畴、无受贿证明材料等应认真核对，确保对的无误。3、设计人员应在接到招标文献后，及时展开设计工作，按照符合性、完整性、精确性的原则，编制满足投标文献需要的设计资料。项目负责应做好有关资料的收集、整顿及归档工作，并做好有关工作统计。资格预审文献、招标文献、投标文献（含经济标、技术标）、图纸、补遗、答疑回复、与业主方的往来函件、预算分析等资料须归档留存。4、按照谁购置、谁负责的原则，妥善保管有关收据，并负责退还图纸、收回押金。项目投标阶段控制流程审查审查其它部门配合跟踪对项目进行跟踪与建设方进一步接洽其它部门配合（人员、车达成意向性合作合同订立设计合同查找分析因素（三）合同管理1、合同评审及审批规定（1）严格执行合同评审，在商务部初步订立评审意见后，经总经理审批同意后，方可订立。重要合同须同时报董事长审批。（2）合同管理部门审查的重点是：?对方当事人的主体资格和履约能力。?合同条款内容的完备性、正当性。?合同应推行的审查手续。（3）财务部负责经济合同有关账款的收缴工作。2、合同的订立（1）合同由双方负责人订立或由经双方负责人授权的委托代理人订立。订立合同应由签约人签字，注明日期，并加盖合同专用章。（2）必须核对对方资信、履约能力等问题后，方可订立合同。（3）对资信不明或资信状况不好，又无可靠担保单位的，不得与之签约。（4）合同签定时，应验证对方有关证明文献，核对无误后方可正式订立合同，对方交验的证明文献要妥善保管。投标阶段院长分管商务领导商务部其它部门及有关人员投标成果分析阶段组织购置招标文献审批组织招标文献评审商务部组织编制投标文献审批商务部负责最后汇总投标文献，并最后检查，检查无误后，装订密开标后，商务部组织有关人员对投标成果进行总结，分析、汇总。资料归档审定预算负责编制经济标总工办、设计所负责编制技财务部开确保金支票及保函等手续办公室负责后勤保障及车辆调度商务或其别人员发展能够合作的需挂靠单位向公司申报挂靠单位资料由公司领导审核审核通过约见代理与商务部经理洽谈合作事项洽谈成功由商务部经理上报公司管理层审批告知挂靠单位订立合同并缴纳挂靠费用财务部结算商务或其别人员分成（5）合同文献的各项目要认真填写齐全、明确，不留空格、空行...
