会议出现状况的应对措施会议可能出现的状况预防措施补救措施与会者发难澄清会议的目标与讨论讨论的主题1.主席应具高度的敏感性.以分辩离题的发言.2.主席以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉.3.主席可以技巧地发言离题者,他的发言究竟与讨论主题或会议目标有何关系.4.主席可以技巧地将离题者的言述挡在一边.与会者分心1.澄清会议的目标与讨论的主题.2.令与会者感到会议有益及有趣3.慎先会议时间及地点1.尽管主席能够确定与会者的交谈与讨论中的主题毫无关系,主席都应先假定他们的交谈与讨论中的主题有关;然后问交谈者愿不愿意说出他们的看法,以便令其他与会者也能分享他看法.2.作短暂的停顿,甚或稍作休息.3.如多数的与会者都分心,则暂停会议,等造成分心的原因消失了再续会.4.如少数的与会者分心,则主席右不予理会,亦可就本身的发言作短暂的停顿.与会者争议1.澄清会议的目标与讨论的主题,具有不同的看法或感受.2.事先强调这样的观念:”真正重要的是:什么是对的,什么是非的”.这个观念有助于避免题内的争论1.倘若争论是离题的,则立刻制止,并复述会议的目标与讨论的主题.2.倘若争论是题内的,则:(1)先强调”什么是对的”远比”谁是对的”更加,重要然后将注意力集中在论点本身,不再理会人物本身.(2)征求沉默的与会者物意见.(3)主席显示自己的个人观点或个立场.与会者拒绝参与1.创造和谐的气氛.2.切莫令参与意见的人感到难堪.3.令会议具实效.1.倘若与会者因感到沉闷而拒绝参与,则主席应鼓动其兴趣.2.倘若与会者因快场而拒绝与,则主席应设法排除该种心理障碍.3.倘若与会者人数众多,则采取分组讨论方式进行.按这种方式进行,与会者拒绝的现象将一扫而空;因为:(1)分组讨论时人数较少,与地者怯场的程度可大幅降低.(2)各组须要轮流向全体报告讨论成果,这含有竞争的成份在内.(3)代表各组发言认的心理负担可以大大减轻,因为他所发表的意见无论是好还是坏,是成熟还是不成熟,都不是他本人的意见,而是整组人的意见.与会者情绪变化1.定立会议结束的时间2.如会议可能无法按预定时间结束,则事先言明3.选择符合与会者希望的会议时间4.令会议具有实效1.结束会议并按排续会的时间2.休息3.以小故事,挑战性问题或节奏的改变,重鼓与会者的兴趣少数人垄断会议1.开会之前鼓励所有与会者都积极兴1.巧妙地阻止2.指派工作给喜欢垄断会议的人去做2.如已知某人可能垄断会议,则事先与他疏通并请他节制3.报名发问4.要求输流发言3.故意将视线避开垄断者,以免令他误以为主席仍想听取他的意见主席自己离题1.主席本匝充分地准备资料2.主席应时考虑与会者的发言是否离题1.主席应鼓励与会者随时指出其离题的坏习惯2.主席一发觉自己离题,应即刻向与会者致歉并改正.
