OA归档使用说明VIP专享VIP免费

OA 归档使用说明 （一） OA 系统设置 一、 流程设置（部门的发文和公司收文做设置） 在OA 系统使用自动归档功能之前必须对流程归档功能的接口进行设置，具体的设置步骤如下： 第一步：管理员进入OA 系统管理界面，点击“流程管理”。 第二步：点击需要设置自动归档的部门名称。 第三步：选择需要设置流程的“流程名称”。 第四步：将归档设置中“流程办结后，自动归档至中国石油档案管理系统”的勾打上。 第五步：点击“保存修改”，完成该流程自动归档功能的设置。 二、角色设置 把档案系统中设置的每个部门的归档人员在OA 系统中设置为部门归档管理人员。 方法是在OA 后台中，普通管理——用户管理中找到部门归档人员，把“部门公文归档查询人”权限给这个用户。 三、系统使用 用户如果想将此文件进行归档，在拟稿步骤时需将“是否归档”选为“是”（前提此流程已经设置了自动归档功能）； 用户如果不想将此文件进行归档，在拟稿步骤把“是否归档”选为“否”； 注意：发文与电子收文的“是否归档”默认被选为“是”；手工收文的“是否归档”默认被选为“否” 四、注意事项：OA 系统自动归档问题咨询注意事项 为协助初次使用OA 系统自动归档的单位排查部分公文归档失败的问题，项目组特通过此通知说明应如何向档案系统项目组反馈问题。 由于OA 系统内公文数量大，文件重名情况较多，为方便项目组解决问题，各单位请在反馈问题时提供“年份、收文/发文、WorkFlow ID”，其中 WorkFlow ID 的查找请按如下过程操作： 1、登陆 OA 系统，点击“公文查询-公文归档”，如下图所示： 图1 2 、在弹出的归档查询窗口中，找到归档失败的公文，并点击右侧的“查看流程”绿色图标，如下图所示： 图2 3、在弹出的流程步骤查询窗口中，在窗口空白处点击鼠标右键，在弹出菜单中选择“属性”，然后在弹出的属性窗口中找到“地址”栏目，将其中形如“WorkFlowID=xxxxxxx-xxxx-xxxx-xxxx-xxxxxxxxxxxx”的内容拷贝出来，这段内容就是 WorkFlowID，即该公文的唯一 ID。如下图所示： 图 3 另：有部分单位反馈在OA 系统点点击强制归档后找不到原公文了，请确认该公文是否处于“预归档失败”状态（如图 2 所示），如各种状态下都找不到该公文，则可能是OA 历史数据问题导致的，请点击“公文查询-综合查询”（如下图所示），在弹出窗口中找到该公文，通过前述的步骤2-3 找到对应的WorkFlow ID，提供给档案项目组。 图4 （二）档案系统设置 一、基础信息——外部组织机构映射 二、应用管理——个性化配置——外部系统档案接收配置