单份文件归档整理方法操作简图（流程一） 收 集 归档判断 分 类 确定期限 收集应归档的文件材料 齐 全 完 整 编制页码 装 订 装订 排 序 盖档号章 电脑著录 装盒排架 打印目录 编制检索工具 判断文件是否归档 确定归档文件的保管期限 年度— 机 构 ( 问 题 或 文 号)—期限 只编没有页码的部分 用不锈钢钉或线 单“件”装订 按期限—机构—时间 三个层次排列 在每一“件”的上方空白处盖档号章 有关的信息录入专用的 档案管理软件 按件号顺序装盒、上架 归档文件目录一式两份 写归档说明、装订成 档案目录 依照归档范围， 慎重决定文件去留 准 确 客 观 分类方法科学、适用， 保持相对稳定 不空号、不漏号 便于保管利用 顺序相对固定 清晰、端正，件号不重、不空 录入的内容尽可能详细、准确 分保管期限按件号顺序 打印归档文件目录 目录封面、背脊上的项目 要填写完整 不同保管期限、不同机构的 不要装入同一盒 －1 － 单份文件归档整理方法操作简图（流程二） 编制页码 归档判断 电脑著录 确定期限 处理完毕的文件逐件 判断是否归档 依照归档范围， 慎重决定文件去留 盖档号章 装 订 装 盒 打印目录 移 交 检查验收 排 架 编制检索工具 确定归档文件的保管期限 只编没有页码的部分 有关的信息录入专用的 档案管理软件 在每一“件”的上方空白处盖档号章 用不锈钢钉或线 单“件”装订 分保管期限、 按件号顺序装盒 归档文件目录一式两份 档案实体与目录， 于次年上半年移交档案室 档案室检查验收 实体与目录 将档案实体装入档案柜中 写归档说明、装订成 档案目录 准 确 客 观 不空号、不漏号 录入的内容尽可能详细、准确 清晰、端正，件号不重、不空 便于保管利用 不同保管期限的文件 不要装入同一盒中 分保管期限按件号顺序 打印归档文件目录 同时移交相关文件、目录的 电子版本 检查实体整理与目录 是否规范 按相对固定的机构顺序排列 目录封面、背脊上的项目 要填写完整 － 2 － 流 程 （ 一 ）： 各 部 门 年 终 移 交 由 档 案 室 统 一 整 理 归 档 流 程 操 作 步 骤 控 制 措 施 与 质 量 标 准 1、 收 集 1、 每 年 的 1-2 月 份 ， 由 档 案 室 通知 各 部 门 做 好 上 年 度 文 件 材 料 的 收 集工 作 ， 提 出 具 体 ...
