文 件 材 料 归 类 的 一 般 方 法 陈 壮 文 件 归 档 （ 即 对 归 档 文 件 分 类 ） 是 按 立 档 单 位 的 分 类 方 案将 归 档 文 件 归 类 （ 或 分 类 ） 的 过 程 ， 也 是 对 年 度 、机 构 、问题 、保 管 期 限 这 4种 分 类 标 准 进 行 2层 （ 当 不 选 择 “机 构 或 问题 ”分 类 层 次 时 ） 或 3层 （ 当 选 择 “机 构 或 问 题 ”分 类 层 次 时 ）分 类 的 过 程 。 无 论 采 取 何 种 分 类 方 案 ， 无 论 实 行 2层 或 3层分 类 ， 哪 种 分 类 标 准 在 前 ， 哪 种 分 类 标 准 在 后 ， 都 应 采 用 年度 、机 构 、问 题 、保 管 期 限 这 4种 分 类 标 准 之 中 的 部 分 或 全部 标 准 ， 并 按 如 下 方 法 对 文 件 归 类 ： 1． 分 年 度 。 分 年 度 即 将 归 档 文 件 归 入 分 类 方 案 中 相 应 的 年 度 ， 也 就 是将 文 件 材 料 按 其 形 成 或 处 理 年 度 分 开 。 按 形 成 或 处 理 年 度 分类 与 传 统 立 卷 方 法 采 用 的 按 归 档 年 度 分 类 不 同 ， 形 成 或 处 理年 度 指 归 档 文 件 的 签 发 年 度 、办 结 年 度 及 专 门 年 度 。 在 按 形成 或 处 理 年 度 分 类 时 应 注 意 如 下 四 个 问 题 ： （ 1） “形 成 或 处 理 年 度 ”主 要 指 签 发 年 度 。 签 发 年 度 指 具有 签 发 权 的 领 导 签 发 文 件 的 年 度 。 归 档 文 件 整 理 新 方 法 规 定的 年 度 分 类 法 的 优 点 是 便 于 操 作 ， 一 份 文 件 拿 到 手 ， 只 需看其 发 文 时 间， 不 去作 逻辑判断， 就 可归 入 适应 年 度 ；此外，按 签 发 年 度 归 类 方 法 非常明确， 计算机 容易判断， 适合于 计算 机 辅 助 整 理 归 档 文 件 。 缺 点 是 不 能 集 中 针 对 同 一 年 工 作 的文 件 材 料 ， 若 干 年 后 手 工 查 找 不 方 便 。 按 签 发 年 度 归 类 时 ，应 注 意 如 下 七 个 问 题 ：...
