大中型会议会务组织指导书 组织大中型会议（含活动）是企业对外宣传的重要窗口，也是企业检验公司行政管理和后勤保障工作的试金石，会议的后勤保障工作有没有做到位，对会议的成功召开具有重大影响。好的会议组织形式，有积极的正面宣传作用，一场糟糕的会务组织对企业不仅没有起到积极的作用，而且还会带来负面的影响。通过对近年来公司已成功举办的各类活动进行总结，建立具有本企业特点的大中型会务组织方案，供今后举办会议（活动）参考。 一、会务组织的4 个阶段： （一）前期筹备阶段：活动前的1 个月至 1 0 天之间。 （二）会前响应阶段：活动前的5 天至会议召开前。 （三）会务保障阶段：活动开始至会议活动结束。 （四）会务清理阶段：会议活动结束后参会人员开始撤离至会务组完成全部工作后解散为止。 二、各阶段会务工作任务： （一）前期筹备阶段工作任务 1 、根据会议来源（如年度工作会议/半年工作会议/企业周年庆典等）按贯例召开会议前一个月左右，办公室（或综合办）负责人，通过工作请示的形式，向公司领导请示，是否召开相应的会议活动。如经领导批示需举行，则会务组织方案启动。启动的最初期主要由办公室负责人与公司领导沟通，只需少量行政办公管理人员参与即可。需要做以下 3 个方面的内容： 2 、草拟会议通知并及时下发到各受文单位。通知的内容主要包括以下3 个方面： （1 ）准备召开什么会议； （2 ）准备什么时间在什么地方召开； （3 ）明确各受文单位在这一阶段需提交什么材料或做哪些会议材料。要求准备的材料要在什么时限内完成（上报）。 注意事项：文件通知时，下文单位应充分考虑到受文单位完成的时限，要留有一定的工作时间余量，不可过于精确计算时间，以便在执行过程中出现变故，不能按时完成从而影响后续工作。 3 、下文通知后，在距上报时限的前 3 天开始，保持与受文单位的沟通，了解材料准备情况，提醒相关单位在限时内完成。 4 、会议前 2 0 天，需与拟召开会议的宾馆（活动场所）进行沟通，了解会场、入驻客房、生活条件、餐饮等。会议前 1 0 -1 5 天左右，与举办会议的场所提供方签订预定合同（如有必要，可预交定金以防酒店方因客源爆满造成临时改址的严重后果）。 （二）会前响应阶段工作任务 1 、会前 4 天下发会议正式通知。通知的内容主要包括： （1 ）召开会议的具体地址，报到时间段、地点 （2 ）报到地点接待人及联系电话 （3 ）需要带...
