广东省电子文件归档管理办法

广东省电子文件归档与管理实施办法 1、前言 为配合国家标准《电子文件归档与管理规范》和国家档案局 6 号令《电子公文管理暂行办法》的实施，加强对电子文件的管理，保障电子文件安全有效利用，使电子文件的管理易于操作，结合广东省实际情况，特制定本实施办法。 1 适用范围 本实施办法适用于有应归档电子文件的各级机关、团体、企事业单位，国家另有特殊规定的除外。 2 引用标准和文件 下列文件中的条款通过本办法的引用而成为本办法的条文。 GB/T 18894 电子文件归档与管理规范 DA/T 18 档案著录规则 DA/T 19 档案主题标引规则 DA/T 22 归档文件管理规则 3 术语和定义 3.1 本实施办法使用《电子文件归档与管理规范》的术语和定义。 3.2 检索词 反映电子文件某特定的语法、语义的检索用词。 3.3 信息固化 指电子文件的内容，结构，背景信息和元数据等存在的动态因素，可能造成信息缺损时，将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程。 3.4 文件稿本 指同一文件在撰写、审核、印制过程中形成的形式、内容、作用有所不同的文稿。 3.4.1 文件草稿 文件生成的原始稿件，供修改、讨论、审批用的稿本。 3.4.2 文件定稿 文件草稿经审阅签发后成为文件定稿。文件定稿载有签发印记。 3.4.3 文件正本 依据文件定稿，按照文件标准格式制成并载有制发机关的标志、印章，盖章或签署生效标志的文件，文件正本不能修改。 4 总则 4.1 电子文件归档原则 根据《中华人民共和国档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有”的规定，各单位形成的应当归档的电子文件，须由档案部门统一管理。 4.1.1 电子文件归档实行“双轨制”归档管理原则。 4.1.1.1 电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或其他载体形式的文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。 4.1.1.2 具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等 拷贝件，须制成纸质文件或缩微品等与电子文件一并归档，并须保证其在内容、格式及相关说明和描述上完全一致。 4.1.2 只有电子签章的电子文件，发文单位在归档时须在纸质文件上加盖具有法律效力的非电子签章。 4.2 电子文件归档管理责任 4.2.1 各立档单位要加强对归档电子文件管理的领导，档案管理部门负责电子文件的收集、...