际贸易涉及多种文件，例如商业文件、财务文件、运输单据、保险文件及其他与国际贸易有关的文件
在处理付运的出口货品时，可签订多达四种合约：出口销售合约、运输合约、财务合约、货物保险合约
因此，必须认识各种文件的功能及其在国际贸易中的用途
商业文件文件功用负责拟备文件者报价单 Quotation 这是售货的报价，应清楚说明价钱、品质详情、货品数量、贸易条款、交货条件、付款方式
出口商销售合约 Sales Contract 这是买方与卖方之间的合约，订明交易细则，具法律约束力，因此在签署前最好先征询法律意见
出口商及进口商估价发票 Performa Invoice 这是货物付运时由供应商提供的发票，作用是通知买家即将付运商品的种类、数量、价值及进口规格（重量、大小及类似的特点）
估价发票不是用来要求买方付款的，但可用于申请进口证、安排外汇或其他财务安排
出口商商业发票 Commercial Invoice 这是出口商要求进口商根据销售合约支付货款的正式文件
商业发票应说明所售货品的详情、付款方式及贸易条款
商业发票也在货品清关时使用，有时供进口商安排外汇时使用
出口商装箱单 Packing List 详列付运货品装箱资料的文件
出口商检验证明书 Inspection Certificate 由独立公证人（检验公司）或出口商就买方或有关国家要求的付运货品规格（包括品质、数量及/ 或价钱等）发出的报告
检验公司或出口商保险单 / 保险证明书，分保单Insurance Policy/Certificate 保险单是证明付运货品已投保的保险文件，详述有关保险额的资料
保险证明书证明付运货品已受保于某一开口保单，保障货品在付运途中免受损失或损害
保险公司/ 保险代理商 / 保险经纪产品测试证明书Product Testing Certificate 这是证明产品在品质、安全、规格等各方面
