外来文件管理程序VIP专享

外来文件管理程序目的：明确外来文件的收集渠道、管理方法，编号原则，确保文件收集的充分性、有效性、和完整性。使公司的运作符合可口可乐总部、国家法律法规、ISO标准等的要求。范围：1.可口可乐公司总部要求；2.公司必须遵守的质量、环保、职业健康与安全、实验室运作和管理的国家相关法律法规和标准；3.设备和仪器的使用说明书或参考资料；4.其他需要参考的专业资料或支持性文件。定义：BSS：Business Support Solution Department (资讯管理系统部)职责：1. 外来文件接收人员：1.1. 按照确定的范围获取外来文件并定期评估其有效性；1.2. 将外来文件的最新要求传达至相关部门、人员。2. BSS：2.12.2确保系统内电子文件的安全性；维护及优化“外来文件清单”数据库及“权限申请系统”。3. 适用部门负责：3.13.2执行外来文件；确保公司运作符合外部要求。4. 供参考部门负责：相关运作参考外来文件5.纸文件持有人负责：按照文件管理的基本要求使用和保存受控文件。6.外来文件管理员（法规）：6.16.26.36.4保留《外来文件适用性评审记录》；更新外来文件清单信息；负责外来文件的发放、回收和销毁；建立并保持外来文件的目录及追溯系统。7可口可乐总部文件管理员负责：7.17.2更新外来文件清单中可口可乐公司文件；通知相关部门和人员进行文件评审。程序：1. 外来文件的分类：1.1 可口可乐总部文件1.2 法律法规（其中包含：国家标准、行业标准、地方标准等）1.3 设备/仪器技术资料1.4 其它要求（药典等）2. 文件的适用类型：法律法规分为适用和供参考两种。3. 外来文件获取及评审：3.1法规的接收：3.1.1环境保护/职业健康与安全管理者代表、质量管理者代表、品控经理、生产经理、工程经理按照 QM-003-PR《遵守政府法规标准操作程序》的要求和渠道定期 分别获得各自负责区域的国家法律法规、 ISO 标准并进行评估，填写DM-019-FM《外来文件适用性评审记录》，放到 Lotus Note指定位置。3.1.23.2获得的并已评审的外来文件交外来文件管理员受控。生产设备/实验室仪器技术资料的接收：由设备/仪器使用部门的指定人员负责新购设备 /仪器使用说明书及技术资料的接收，并交外来文件管理员，在其完成文件受控工作程序后，负责设备/仪器使用说明书及技术资料的保管工作。如设备/仪器在故障排除和维护保养过程中必须参考资料中的技术数据，该技术资料应加以管理确保其可获得性和可追溯性。3.3可口可乐总部文件获取：品保经理下载可口可...