新人职秘书办公电话使用技巧

新人职秘书办公电话使用技巧 新人职秘书办公电话使用技巧 作者/汤海鹏 说起办公电话的使用，大家可能觉得这是一件不起眼的“小事”。但小事决定成败，使用电话看似一件小事，实则反映了使用者的语言表达能力、工作态度与方法、责任心及快速反应能力等综合素养，有时一个电话就可决定事情的成败。因此，新人职秘书更需注意电话的使用。 身为党政办公室秘书，刚参加工作时，办公室领导和同事就曾告诉我许多使用电话应注意的事项当时，我并未认识到它的重要性。随着办公电话使用频率的增多，我忽然发现要使用好办公电话并非易事。工作之余，我对电话的使用方法作了些许总结，以飨读者。 一、电话使用的前提准备 1.话机具备来电显示功能。办公电话必须具备来电显示功能，假如是普通电话，这就需要申请更换，否则会给工作带来不必要的麻烦。比如：领导或关系近的人来电，而电话不具备该功能，你就会以“您好”开头，如此便拉远了你们之间的距离。 2.熟记联系方式。一要熟记单位全体领导、本部门和常联系部门领导、办公室主任的办公电话、手机，甚至家庭电话。二要尽快记住其他人的联系方式。如此，当有电话打进时，你立即就能知道对方是谁，然后有针对性地接听；同时，拨打电话时无需查找，节约时间。尤其因急事拨打电话时，就更加凸显了熟记号码的必要性。 3.注意电话保养。电话使用久了就会产生感情，提高工作的效率，这就是为什么很多同仁刚更换电话时感觉不适应的原因。总之，不论从私人感情还是从爱护公物方面都应做好电话保养工作。 4.讲究轻拿轻放。不论你心情愉悦还是郁闷，不论是接听还是拨打，不论是先挂还是后挂……一定要轻拿轻放。假如我们先挂，而对方听筒还在耳旁，你用劲一挂，会严重刺激对方耳膜，有损自身和单位形象。换位思考，你也会产生不愉快的情绪。 5.时间适可而止。通话时，要在保证说者清楚、听者明白的情况下尽力做到内容言简意赅，最好将每次通话时间控制在三分钟以内。如遇特别情况，时间可稍长。 6.通话终止有方。终止通话时，由哪一方先挂断电话在礼仪上很有讲究。根据金正昆先生所言： “当双方地位相当时，通常被求一方先挂断电话，有求于人的一方则不宜如此；若通话并不涉及实质性问题，应由主叫方首先挂断电话；当通话双方是上下级关系时，则应由上级先挂断电话。”当然，遇到特别情况，就要灵活处理。 7.务必公私分明。不论什么工作都要做到公私分明，使用电话亦不例外。上班时间不宜接听私人电话，更...