学校物业档案资料建立与管理方案

学校物业档案资料建立与管理方案1、档案的建立1）档案的建立执行以下流程：收集一整理一分类一编号一登记一输入电脑一入柜一利用一检查2）明确建档内容，实行系统收集、集中管理。a.设施、设备档案：建筑工程资料、图纸，公用设施资料、图 纸，室外管网资料、图纸，安装、维修、运行、改造、扩建等项目资 料、图纸。b. 管理档案：文秘档案、人事档案、财务档案和荣誉档案。c.其它档案3）建档要求：电脑化、集中化、有序化、信息化。2、档案的管理1）档案室、管理处双档管理制：为避开档案的损坏、遗失，使重要档案能永久性保存，而又方便 常常使用，对使用频率较高的档案实行档案室对重要原始档案进行严 密管理，管理处则保存复印件的存档管理制。2）档案室档案管理要求：a.根据档案对湿度，温度和照明的要求，建立标准化的档案资 料室，配备档案专业管理人员，实行电脑化系统管理。b. 采纳多种形式的信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷、 照片图片并采纳适当的保存方法。c. 贯彻国家保密法，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。d.加强档案室的管理，配置消防器材和防盗门、网、档案柜、 锁等，符合防火、防虫、防鼠、防潮的要求。e.实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多 媒体信息系统。f.坚持档案资料收集的系统化。g.做到档案组卷分类科学化。档案组卷按内容分类、逐一编号、 登记造册、目录，按工作部门分柜保存。h.实行档案管理工作检查常常化。每季对档案文件的形成、积 累、整理和进行一次全面的检查。3、档案资料的内容1）接管移交资料：名称资料内容工程建筑产权资料A：规划图纸、项目批文、用地批文B：建筑许可证、投资许可证、开工许可证C:拆迁安置资料工程技术 资料A：红线图、总平面图B：地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告C：工程合同、工程预决算D：工程设计变更通知及技术核算单E：竣工图：1、单体建筑、结构、设备竣工图2、消防、燃气、智能化等工程及地下管网竣工图F：房屋、消防、燃气竣工验收证明书G：钢材、水泥等主要材料的质量保证书H：新材料、构配件的鉴定合格证书I：供水、供电、电梯、消防、智能化等设备的检验合格证书 供水、供电、电梯、消防、智能化等设备技术资料J：砂浆、混凝土块试压报告K：绿化工程竣工图L：其他技术资料名称资料内容业主 客户资料A：业主、客户管理资料（购房合同、入住通知单、业主公约、装 修申请、验收表、费用托收协议等）B：业主、...