一、 电子文件概述随着信息技术的不断进展，办公自动化在各级各类国家机关、社会组织、企业、事业单位中日益普及，计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）应用于科研、工业领域，电子数据交换（EDI）、电子商务（EC）在国内外贸易中广泛应用，形成了大量的电子文件。二、 电子文件的概念电子文件（Electronic Records）是指在数字设备中产生，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 完整的电子文件包括内容、背景和结构三要素。国际档案界电子文件专家认为，完整的电子文件由文件内容信息与元数据组成，并形象化地将文件与元数据比作信的内容和信封，文件是用元数据封装起来的对象，元数据加上文件内容就构成了有证据作用的文件。三、电子文件元数据的含义和作用1、元数据含义。信息技术界中的元数据有多种。电子文件元数据是关于文件的背景信息和结构，满足电子文件管理需求的特别元数据。它是描述电子文件数据属性，并对其进行定位和管理、同时有助于数据检索的数据，是一种有效的信息资源组织和管理的工具，是一种编码体系。概言之，元数据是对文件的内容、背景、结构信息等进行描述动态扩展的电子目录。 2、元数据的作用。可从三方面来认识：（1）构建信息发现机制，即检索机制。元数据能够动态地猎取电子文件管理的各项信息。面对海量信息资源管理,借助基于资源组织和发现的描述型元数据，快速发现并猎取特定的信息单元。（2）维护信息可识读性。元数据具有静态映射功能，可以完整地记录电子文件的原始状态，还能够系统地映射出电子文件的生成环境，数据产生的软硬件环境，数据结构，类型，打开方式等信息对象的附加相关信息，即保存元数据的元素项。只有在猎取数据对象的同时也猎取这些附加的说明信息，被检索到的数据单元才是可理解的、可读的。（3）保障数字信息的真实性、凭证性。信息单元的变迁历史和操作记录的信息是管理元数据的元素项，元数据能够提示文件生成的行政管理环境，为数字信息单元真实性和凭证性提供了重要的佐证。深圳市档案局在《深圳市电子文件归档案管理办法》中列出电子文件元数据表电子文件元数据表 编号元素类型元数据元素说明元数据值1 标识符分类号*档案分类中的类目代号2全宗号*分配给每个全宗的编号3文件号*分配给每份文件的唯一识别编号4 文件形成单位*形成文件的单位 背景信息5文件责任者*对文件形成承担责任的人6文件形成时间*...
