第1页共221页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第1页共221页第一篇总经办管理制度第一章公共关系管理第一条业务接待1、来宾到公司联系业务，公司采取弹性接待原则和对称性接待原则，即根据来访人员的职务和所涉及业务的性质确定接待部门和接待人员，公司相关接待人员须热情迎送，诚恳接待。2、来宾来访直接与职能部门联系的，且来访业务属职能部门正常业务范围内的，由部门负责接待。来宾中如有对方高管人员，负责接待的部门须及时与总经办联系，以便安排相应的接待人员。3、来宾来访与公司总经办联系的，由总经办根据来访人员所涉及业务的性质转由有关职能部门接待。4、来访人员到公司联系业务，要求直接见公司领导的，不管什么原因，各职能部门不得安排，一律由总经办负责联系安排。5、来访人员的用餐由职能部门按本章第二条执行。来访人员的住宿，由负责接待的职能部门联系总经办，由总经办统一安排。6、公司接待人员与来访人员洽谈所涉及的业务，由负责接待的人员或部门根据有关职责规定进行处理、协调、记录和报告。第二条业务招待1、按酒店业务招待费管理制度执行。第三条电话规范用语1、员工接电话时应主动问候：第2页共221页第1页共221页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第2页共221页“早晨好”、“下午好”、“锦都大酒店”；"您好,锦都大酒店"。2、因业务需要向外打电话时，应首先报出自己公司的名称：“您好，这是锦都大酒店，请找一下***（先生、女士、....）”。3、外线来电：若对方要找的人在时，应热情告知：“请稍候”！若对方要找的人不在时，应礼貌告知：“您要找的先生(女士)现在不在，有事可以转告吗或请稍后再拨。”若对方要找的人正在开会或此刻不便接电话时，应礼貌告知：“很抱歉(对不起)，您要找的***(先生、女士、....)现在正在开会，如您愿意的话，请留言好吗?”4、若在电话中请人帮忙，则要说“谢谢”；若回答电话中对方表示感谢，应及时说：“不用谢”、“不客气”。5、通话结束时说：“再见”。第二章文件档案管理第四条文书档案立卷归档1、总则⑴公司实行文件资料集中管理和分散管理相结合的制度，公司总经办为公司文件、资料归档、立卷、保存的职能部门，各职能部门须明确专人负责本部门的文件资料的归档管理，业务上接受总经办专职人员的指导；⑵专职人员要求保持相对稳定，人员变动应及时通知公司总经办；⑶各职能部门和全体员工在业务活动中形成的各种有保存价值的文件材料，必须按照本规定分别立卷归档；第3页共221页第2页共221页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第3页共221页⑷业务承办部门或承办人员须保证经办文件的系统、完整正确(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职人员归档。工作变动或因故离职时须将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。2、文件资料的收集管理⑴凡本公司印发的公文(含定稿打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由总经办统一收集管理；⑵一项业务在其发生、运作、结案的全过程中，由承办部门或人员负责其业务资料的收集、整理和归档；⑶一项工作如由几个部门参与办理，在业务活动中形成的文件材料，由主办部门收集、整理、归档，会议文件资料由会议主办部门收集归档；⑷员工外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动，必须将会议文件资料交总经办保存归档；⑸公文、文告、政策法规以及会议资料，一律由总经办归档保存，其他业务资料视具体情况由职能部门归档保存。3、归档范围⑴重要的会议材料，包括会议的记录、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报等；⑵上级机关发来的有关决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；⑶公司对外的正式发文、与有关部门来往的文书；⑷公司的请示与上级机关的批复；⑸反映公司主要职能活动的报告、总结；第4页共221页第3页共221页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第4页共221页⑹公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表、简报；...
