外贸单证库单证案例公司——安吉优徒家具有限公司【公司介绍】安吉优徒家具有限公司成立于2013年04月02日，位于浙江湖州安吉县递铺南北庄义士塔工业一区，注册资本30万元人民币，法人代表黄卫涛，为大学生创业。该公司主营办公家具、沙发坐具、酒吧椅、配件等产品的出口，拥有3300平方米的专业厂房面积，拥有完整、科学的质量管理体系，通过了ISO9001和ISO9000认证，其生产的产品通过了CCC、CE、JET、E/e-mark、RoHS、CQC、CB、PSE等产品质量认证。优徒公司的诚信、实力和产品质量获得业界的认可，年出口额达500万元以上，月产量200000把以上。该公司的主要营销方式是参加各国的展会，不做网络平台。【业务介绍——合同号：YT3001-01】环节1：业务洽谈，签订合同2014年1月15日，安吉优徒家具有限公司收到希腊ALFACALPLSA公司的询盘，要求报型号为YT-9001不同面料的沙发椅的价格，公司经理兼业务员黄卫涛通过邮件给对方发了形式发票（PROFORMAINVOICE），作为报价单。后经谈判，于2014年3月8日确定了价格等相关合同条款，出口3个规格的型号为YT-9001的沙发椅100只，使用FOBSHANGHAI术语，折合一个20英寸整柜。双方未再签订正式合同，而是以形式发票（见下图）作为合同用。双方约定，该笔业务的支付为20%预付，80%见提单传真件后支付，交货时间为收到预付款后45天内交货。环节2：收预付款，发生产通知单3月16日进口商发来金额为USD1440.00预付款的汇款水单的扫描件。由于实际业务中常会发生有水单但款项被退回的现象，出于谨慎，业务员小黄根据水单向开户行上海浦发银行确认款已于3月16日当天到账，且金额足够。于是业务员小黄让单证员小钱于3月20日向本公司的车间发出成品生产订单（见下图），让车间抓紧时间生产。在车间开始生产不久，收到买家发来的产品外包装上的唛头印刷要求，具体如下图：Shippingmark：Innerboxmark：吊牌：环节3：根据完货时间，通知指定货代订舱车间预计完货时间是4月15日，出口商单证员小钱于3月28日向进口商指定货代发出订舱通知（见下图），告知完货时间等货物信息。由于种种原因，最终指定货代订到的舱位是5月3日。由于合同约定的交货时间为收到预付款后45天内交货，该公司于3月16日收到预付货款，最迟交货期理应是4月30日，指定货代订的船期超过了最迟装船日期。但由于FOB术语下订舱是买方的责任，该延期责任在于买家，与安吉优徒公司无关。环节4：制作发票、装箱单等进出口清关单据，委托报检和报关由于进出口清关用的商业发票、装箱单要和实际货物信息相符，单证员小钱等到4月15日车间生产货物完毕后才开始制作商业发票和装箱单（见下图）。订舱通知制作完毕后，小钱将发票和装箱单等资料发给货代。环节5:货物装箱，确认集装箱提单5月1日，货代联系的集卡拖着集装箱来到安吉优徒公司装箱，小钱监督装箱。为让买家确认货物已经装箱，小钱分别于装箱完毕关车门前及关车门后拍照，发买家确认。同时，收到指定货代发来的提单确认件，发客户确认，核查无误后回传确认。5月3日货物装船，6日收到货代快递过来的正本提单一式三份（见下图）。环节6：发提单扫描件，催尾款，寄单，文件归档收到提单当天，小钱扫描提单后将扫描件发给进口商，提示对方及时汇款。5月8日，买家发来尾款汇款水单，经确认款项已到账后，5月9日小钱整理好全套结汇单据，包括发票、装箱单、商检证、正本提单等，通过DHL快递给买家。等海关退单下来，做好退税和单据归档工作。至此，一笔业务涉及单证的工作到此结束。
