第9章WORD使用邮件合并VIP免费

第第99章使用邮件合并章使用邮件合并第第99章使用邮件合并章使用邮件合并使用邮件合并功能制作多份邀请函使用邮件合并功能制作多份邀请函制作信封和标签制作信封和标签9.1使用邮件合并功能制作多份邀请函•9.1.1建立数据源文件要使用邮件合并功能，首先应建立相关的数据源文件。例如，要给老校友们发邀请函，那么就需要有这些老校友的姓名、地址等数据。用户可以在邮件合并中使用多种类型的数据源，如MicrosoftOutlook联系人列表，Access数据库、Word文档等。下面以Word文档为例，介绍创建数据源的方法。新建一个空白文档，输入图中所示的数据源文件内容。其中，第1行为标题行，其他行为记录行1选择“文件”>“保存”菜单，打开“另存为”对话框，设置文档的保存位置及文件名，如“人员名单”，然后单击“保存”按钮•9.1.2建立主文档主文档中包含了信函的基本内容，新建文档并输入内容，然后保存主文档即可。本例建立的主文档如图中所示，保存文件名为“邀请函”2•9.1.3使用邮件合并向导制作邀请函打开已建立的主文档，选择“工具”>“信函与邮件”>“邮件合并”菜单打开“邮件合并”任务窗格，选择文档类型为“信函”，单击“下一步：正在启动文档”超链接，单击“使用当前文档”单选钮，然后单击“下一步：选取收件人”超链接12单击“浏览”超链接，在“选取数据源”对话框中选择收件人数据库文件，如“人员名单”，单击“打开”按钮打开“邮件合并收件人”对话框，选择收件人记录，单击“确定”按钮43返回文档中，在“邮件合并”任务窗格中单击“下一步：撰写信函”超链接将插入点置于文档中要插入姓名处，在任务窗格中单击“其他项目”超链接，打开“插入合并域”对话框，选择希望插入的字段，如“姓名”，单击“插入”按钮，然后关闭对话框65我们再设置邮件中的称谓。单击“邮件合并”工具栏中的“插入Word域”按钮，在弹出的菜单中选择“If…Then…Else”命令打开“插入Word域”对话框，按照图中所示进行设置，表示当记录中的“性别”等于“男”时，在光标所在位置插入“先生”，否则插入“女士”，设置完毕单击“确定”按钮87插入文档中字段格式与主文档中的不一致，调整其字体和字号，然后单击“下一步：预览信函”超链接，预览信函效果，然后单击“下一步：完成合并”超链接为了以后方便打印或修改，单击“邮件合并”任务窗格中的“编辑个人信函”超链接910在打开的“合并到新文档”对话框中选择“全部”单选钮，单击“确定”按钮，将全部记录都合并到一个新文档中119.2制作信封与标签•9.2.1制作标签选择“工具”>“信函与邮件”>“信封和标签”菜单，打开“信封和标签”对话框，选择“标签”选项卡，并在“地址”编辑框中输入收件人的地址，单击“选项”按钮选中该单选钮，可以在整张纸中重复打印相同的标签1打开“标签选项”对话框，在“打印机信息”设置区中选择打印机和进纸方式，在“标签产品”下拉列表框中选择标签纸的类型，在“产品编号”列表框中选择标签的类型，单击“确定”按钮返回“信封和标签”对话框，单击“打印”按钮，可将制作的标签打印出来制作的标签32利用“信封与标签”对话框的“信封”选项卡，用户可方便地制作出自己需要的信封，其制作方法和标签的制作方法基本相同，在此不再赘述。•9.2.2使用中文信封向导制作单个信封选择“工具”>“信函与邮件”>“中文信封向导”菜单，打开“信封制作向导”对话框，然后单击“下一步”按钮1在“信封样式”下拉列表框中选择一种信封样式，然后单击“下一步”按钮，在打开的对话框中选择“键入收信人信息，生成单个信封”单选钮，然后单击“下一步”按钮输入收信人的姓名、称谓、地址以及邮编，然后单击“下一步”按钮23输入寄信人的姓名、地址和邮编，然后单击“下一步”按钮在打开的对话框中单击“完成”按钮，完成制作45•9.2.3使用邮件合并功能批量制作信封新建数据源文件，即收信人的邮编、地址和姓名，然后将其保存起来新建一个空白文档，选择“工具”>“信函与邮件”>“邮件合并”菜单，打开“邮件合并”任务窗格，选择文档类型为“信封”，然后单击“下一步：正在启动文档”超链接12选择“更改文...