电子邮件管理规范编制唐激扬 日期1999 年 5 月 28 日审核罗永国日期1999 年 5 月 28 日批准莫军日期1999 年 5 月 28 日流 程 要 素流程目标：流程时间要求流程监控点数目流程主要责任岗位流程涉及职位数目修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人2003-6-20A/1改格式、增 5.1、5.2黄运林方菲唐激扬刘荣先1.目的高效、规范地传递信息，尽早实现办公无纸化、自动化。2.适用范围公司所有电子邮箱管理、电子邮件撰写及其传送。3.术语和定义4.职责4.1.总经理办公室：4.1.1. 指导和协助职员对电子邮件、邮箱进行管理。4.1.2. 监控职员使用邮件的规范性。4.2.人力资源部：4.2.1. 根据人员变动情况，提出设立/取消/更改个人邮箱的要求。5.工作程序5.1.邮箱管理5.1.1. 设立邮箱：a. 固定人员（职员、职工）：新职员入职后，人力资源部应及时通知总经理办公室信息技术组为其设立个人邮箱；职员一旦离职，人力资源部应及时通知总经理办公室信息技术组取消其个人邮箱。b. 临时人员（物业借用人员、交流人员）：根据人力资源部的要求可以设置邮箱但应有特殊标识，如交流人员表示成：姓名(交流)。c. 外单位人员：基于安全考虑，集团以外各单位前来协助的人员一律不得设置公司邮箱，若有需要可以自行申请外部免费邮箱进行工作沟通。5.1.2. 邮件地址建组原则：a. 邮件地址建组主要依据部门的划分，同时兼顾工作沟通的需要。b. 为便于监控日常业务动态，总经理办公室运营管理人员加入所有部门邮件组和经理级邮件组。5.1.3. 未得到授权，不能查看他人邮箱的内容。5.1.4. 邮箱邮件建议按照发件人（或发件部门，或邮件内容）进行分类管理，以方便查阅。5.1.5. 每个职员应在自己的电脑上配置个人文件夹，将邮件及时收到本地电脑上。个人文件夹大小不能超过 1.4G，在快要超过时要及时新建个人文件夹来保存邮件。5.1.6. 为减少服务器负担、加速邮件读取速度、提高服务器性能。公司按用户对电子邮件系统的需求不同进行服务器邮箱空间大小限制：a. 有固定办公电脑的一般用户此类用户都有自己的办公电脑上，必须将邮件收到本地的“个人文件夹”下，不得长期占用邮件服务器的存储资源。此类用户在邮件服务器分配 100M/每人的存储空间以便电子邮件短期收存周转。b. 需要收发大容量附件的用户万创设计人员经常需要收发大容量邮件，在服务器上设置 400M/每人的存储空间，以便收发、暂存大容量邮件。c. 需要经常更换办公位置的用...
