工程项目文档资料管理及归档制度 工程监理资料是工程进展情况的原始记录，是监理工作经验的总结，是处理工程诉讼、索赔以及对监理公司进行资质评定的依据，同时也是对工程监理项目组成员工作业绩进行考核并决定人员报酬、职位和奖惩的凭证。因而从工程开始直到竣工，必须极为重视监理文档资料的管理工作。 1、 项目资料的管理应由项目总监理工程师（或项目主管工程师）负责，在项目监理组中固定一人兼职担任资料管理员，具体负责文档的收发、登记及保管。要求文档真实齐全、纸张统一、分类有序。文档资料应按参加工程建设的各个单位，分类存放在资料盒或文件夹内。发出资料时，对方单位接收人员应在《发出资料签收单》上签字。接收资料时，应立即将接收的资料名称填写入《接收资料签收单》内，接受人签字。 2、 电子文档的分类存放方法： （1）每一个新建工程都要建立一个以工程名称命名的文件夹，如：《东莞三中校园网》、《龙口电子政务》、《樟木头校园网验收》、《佛山中医院软件》等。 如果工程在深圳，这些文件夹就直接放在公司电脑Admin 或 User 5 的 D、E 或 F 盘内。如果工程在外地，这些文件夹就放在工地电脑的 D 盘或 E 盘内；此文件夹应设立权限，只能由资料管理员进行删改操作，其他人只能读。 （2）此文件夹下设三个二级文件夹，它们是：《监理文件》，《建设方文件》，《承建方文件》。 ① 在《监理文件》文件夹中，再创建几个三级文件夹，由监理方产生的所有文件的电子文档都分类存放在这些三级文件夹中，它们分别命名为： 《监理日志》； 《监理周报》； 《监理月报》； 《监理通知》； 《监理报告》； 《会议纪要》； 《工程联系单》； 《设计图纸》：如果设计工作是我们承担的话； 《招标文件》：如果招标文件是我们撰写的话，包括：弱电系统招标书、弱电系统设备清单等； 《监理合同和实施文件》：内放监理合同及附件、监理投标书、监理大纲、监理规划、监理实施细则等； 《其他文件》：内放监理工作总结、收文签收表、发文签收表、资料借阅登记表、工程图片等； “监理文件目录表”，此表用 Excel 电子表格或 Access 数据库建立，最好采用 Access 数据库，便于检索和查询，表中应登记所有的监理文件的名称和编号。表格的格式见附件。 ② 在《建设方文件》文件夹中，存放建设方产生的文件的电子文档，如：弱电系统招标书、弱电系统设备清单，工程监理招标书、对监理报告的批复、会...
