集团文件档案治理制度一、目的为增强文件档案治理,标准集团文件档案的收集、归档程序和方法,保证集团档案的完 整性、准确性和系统性.提供符合集团需求和保证治理体系有效运行的证据.二、适用范围适用于集团及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档.三、术语和定义〔一〕档案：指集团过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活 动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、 声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录.〔二〕档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动.四、责任〔一〕法务部1、负责集团档案的集中治理和制度执行及检查工作,并负责催促指导其它部门档案 治理；2、建立健全集团档案治理制度,指导、监督和检查执行情况；3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管集团的档案和其他资料；4、负责集团档案的利用和销毁治理,监控档案利用和销毁的全过程,保证集团档案 的平安；5、提升档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通；6、负责组织学习和培训档案治理方法、使用知识.〔二〕其他各部门相关人员1、负责在工作变动时,做好或协助文件资料移交工作,并及时通知法务部；2、向法务部移交合同或文件资料原件或复印件；3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、储存、保管、利用、归档；4、财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；5、各部门档案主管人员负责部门档案的治理,各部门负责人负责对部门档案治理监督检查；6、各部门在签约合同时,应至少留存一份原件交于档案治理部门备案.五、工作程序〔一〕档案资料的收集1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制 部门?文件〔合同〕治理记录目录?〔附件 1〕.2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制?文件档 案移交目录?〔附件 5〕,归档移交时间为每月 30 日前向档案部移交.3、档案资料的标识各部门对各自保管的档案资料编号,编号规那么见?档案分类编号表?〔附件 6〕〔二〕档案资料的日常治理1、电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于指定电脑硬盘内.2、文件、合同资料要登记详细信息,并编制?文件〔合同〕治理记录目录?〔见附件 1〕,以便检索利用.3、文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整洁排 放在文件/档案柜中.〔三〕档案级别分类1、档案保密信息的密级分为“...
