4种控制电子邮件收件箱的方法

1 / 6 4 种控制电子邮件收件箱的方法 您能否有效地处理和整理自己的电子邮件，以便经常使收件箱保持为空？如果您的收件箱充斥大量电子邮件（我们知道有些人收件箱内的邮件达到 7,000 封之多），或许需要重新思考自己的处理方法。清空收件箱完全有可能。关键在于评估您处理和整理电子邮件的方式，然后做出一些改变。 毫无疑问，您已打开一封电子邮件并思考，“嗯，不知道该怎么处理，以后再说吧！”，然后迅速关闭邮件。如果不断重复此过程，那么，您的收件箱会很快累积数百封甚至数千封邮件。 开创处理收件箱的新方法可助您更好地掌控邮件，缩短响应时间，并及时了解关键行动和重要信息。 本文旨在论述四个可助您更有效处理电子邮件的方法。 1. 创建一个简单有效的电子邮件参考系统  拥有井井有条的收件箱的第一步是了解参考信息和行动信息之间的差异。参考信息是指完成行动非必需、保留以备后用的信息。参考信息可存储在您的参考系统内，例如电子邮件参考文件夹或者“我的文档”文件夹。  行动信息 是指完成行动所必需的信息。行动信息与行动内容一起存储在待办事项列表或“日历”内。  大多数人都会通过电子邮件收到大量参考信息。有时，多达三分之一的电子邮件是参考信息。因此，拥有一个可将收件箱内的邮件轻松转移至电子邮件参考系统的系统至关重要。在参考系统中，参考信息存储在一系列电子邮件文件夹中，确保日后可轻松访问。了解更多有关设置参考系统的详情。 在将参考信息归档之后，您可以采取以下三个步骤来处理必须使用的电子邮件— 行动信息。 2. 安排不受打扰的时间来处理和整理电子邮件 您每天被打扰多少次？一旦允许来自电话、串门者和即时消息的不断打扰，则您几乎不可能完成任何事情。因此，预留出不受打扰的时间来处理和整理电子邮件至关重要。 许多电子邮件要求您做出决定。最佳决定要求专注，而专注则要求注意力不受打扰。每天安排固定时间处理电子邮件，以便清空收件箱。当然，您也可在日间浏览电子邮件，查找紧急邮件或请求。 每天留出一小时来处理电子邮件，并将这段时间标为“忙碌”。在这一小时内，切勿接电话或中断，仅专心处理收件箱邮件。 起初，遵守约定是一项行为准则，但随着时间推移，行为准则终变成习惯。清空收件箱之后，您会发现这一小时的价值，继而坚持下去。 Microsoft Ou tlook 2010 使得保持这种处理电子邮件的时间安排和处理收件箱变得更加容易。 Office 2010 ...